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怎样做好企业文档管理工作?

发布时间:2018-08-10 浏览:1

文档管理系统在市场上的需求进入高速发展阶段。在这一阶段,市场的需求旺盛,文档管理系统厂商的竞争也极其激烈。如何做好企业的文档管理工作是当务之急的事情。那么,怎样做好企业文档管理工作呢?

1、由于缺乏体系化的文档命名规则,文档制作完毕后命名又成了新问题。

2、许多文档是过程文档,其完善直至归档会经手多人并产生多个中间版本,识别成本较高。

3、企业文档在发布前往往需要审核,审核意见若依赖传统的邮件或即时通讯工具,其便利性将大打折扣。

4、审核通过的文档存储将会是新的困扰。传统的企业文档管理大部分都依赖文档服务器。文档分类过多或层级过于复杂导致找不到想要的文档的“恶性“事件时有发生。此外文档重复储存、各部门文档不统一存储(或散落于个人PC中)的极端现象也有很多。

5、“僵尸文档”(指低曝光率、低访问率、低使用率文档)存于库中既影响了搜索效果、存储效益又浪费了文档创作人时间。

6、文档共享管理在传统信息化企业里能推动起来的凤毛麟角。文档创作者会质疑管理的必要性,同时也泯灭了文档价值及文档创作者的主动性。

7、文档搜索应用基本靠Windows默认搜索,面对海量文库此举会很乏力。异地办公能接入企业文件服务器内网要绕个大弯,好不容易进到服务器找到了目标文档,又要面临犹如龟速般的文档打开速度考验,很多人会选择下载到本地。或者,直接放弃。


彩虹企业文档管理系统核心功能

存储——将分散的文件都集中起来集中存储与备份、统一管理所有文件;同步公司组织架构,多维度划分文件分类;采用网银级数据加密,保证文件数据安全。

权限——为企业的文件加一把锁九大权限类型、数十种组合,灵活设置权限分类;层层授权、层层监控,避免文件权限失控;自由选择授权对象,可以是文件也可以是员工。

版本——给每个文件都加上特定标签自动创建文件新版本,避免数据覆盖或用错;历史版本可回溯恢复,随时查看随时回滚;支持文件差异对比,版本区别一目了然。

搜索——快准搜索结果与权限相匹配,只显示有权限的内容;支持全文搜索、分类搜索、属性搜索等多种方式。

协同——让协作如面对面一样方便一键分享发布给系统用户,直接在线查看与修改;实时在线讨论与点评,提高文件处理效率;内置灵活审批流程,文件审批一键搞定。

移动——出差在外,手机就是文件库支持DOC、PDF、DWG200多种文件格式的在线预览;电脑、手机、PAD灵活切换,将所有文件带在身边。

日志——掌握文件的每一个动态记录每个用户和文件的变化信息,实时把握文件动态。除以上功能,KASS企业文档管理系统还支持多语言界面、电子签章、OCR识别、消息短信通知、客户端文件防泄漏、KFS文件引擎集成等增值模块,并可AD、OA、HR、ERP、UAC等第三方系统进行集成,同时也支持与打印机、复印机、高拍仪、扫描仪、邮件等系统进行集成,以及双机与集群。


本文关键词:彩虹图纸管理软件彩虹文档管理软件彩虹企业办公协同平台南宁市二零二五科技有限公司

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