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不重视文档管理会给企业带来怎样的损失?

发布时间:2018-08-08 浏览:1

随着互联网时代是一个追求效率和速度的发展时期,如果说企业曩昔还可以忽略员工电脑上的文档共享管理、异地和移动访问的话,随着网盘的出现,则掀开了潘多拉盒子的一角。因为员工极有可能选择个人消费网盘来存储企业的文档数据,这将给企业带来巨大的隐患。


根据IDC报告显示,在企业组织的数据中,非结构化数据占90%以上,且在逐年上升,在所有的非结构化数据中,文档类数据占到90%以上。在大部分企业中,50%以上的业务工作都是基于文档完成的。权威机构统计得出一个脑力工作者80%时间是和文档在打交道,其中60%的时间在直接应用文档。而?实还不仅如此,在企业运营过程中,通过文档和客户交流的时间甚至超过90%,应用文档所产生的人工费占总人工费的40%,占企业总收入的15%!


文档是企业重要的知识财富,文档的访问共享与管理重要性不言而喻。如何在提供良好的文档访问共享体验的同时,又能满足企业信息管理的要求——安全、高效、可控,这是所有企业需要面对和解决的问题。


比如说企业员工离职了,他电脑上的所有文档资料就被全部带走,对于企业来说这些本应该属于企业的文件财富就很难再找回和使用。也有一些离职员工因为种种原因离职前把企业共享文件夹上的文件或者其他一些重要文件全部删除,这种恶意行为对企业造成的损失难以估量。


还有在企业发展过程中会产生很多包含技术、财务、销售、客户等很多机密或者敏感信息的文件,对于这些文件我们就要做一个权限上的控制,只能让有权限的人才能进行相应权限的操作和使用。因为一些机密文件外泄而对企业造成重大损失的例子数不胜数。


有时有一些重要的文档被人修改了,也不知道是谁在什么时候修改的,修改了哪些内容,没有任何记录。有些文档如合同、图纸、报价单等在形成过程中,往往需要经过多次修改或多人共同完成,会产生很多版本,而现在企业内部经常用QQ、U盘、Email来传递文件,一不小心就会造成版本混乱,如果签合同和设计用的图纸误用了以前版本,就会造成严重后果。


这些问题几乎在所有的企业普遍存在,目前多数企业管理层对文档管理的重要性认识不足,对于电子文档管理技术更是不甚了解。对于集中管理如此浩大的电子文档,企业感到心有余而力不足。


有的企业付出很多时间和精力去组织分类这些文档,避免意外状况发生,结果却是不尽人意。如何科学管理这些海量的知识文档使其不至于流失,并得到充分的利用,正是很多企业都深感头疼的问题。


一些高效、有远见的企业已经引入了电子文档管理系统,以此取代传统的文档管理方式,率先享受到了先进科技带来的便捷和利益。那些传统的企业还在沿用着纸质文档处理模式或者共享文件夹、文件服务器与FTP服务器等企业传统的文件管理方式,花费很多宝贵的时间去打印、传阅文件,还要聘专人专门整理文件、分类归档、入库存放等事项,文件安全依然得不到保证。


先进企业和落后企业,首先就在事情和治理模式上拉开了间隔。文档管理俨然曾经成为企业疾速成长的“隐患”,疏忽文档治理,企业势必付出严重价值。


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