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彩虹企业图纸管理软件的检索功能有哪些特点

发布时间:2018-09-04 浏览:1

企业文档资料在几百份、上千份的时候,员工还是能够清楚定位他想要的资料。当文档的数量积累到几十万份,甚至更多的时候,用户在检索这些文档就会遇到了困难,无法找到想要的东西,或者输入主题词后的文档远远超出需求,犹如大海捞针。文档管理软件就可以解决这个问题了,可以从以下几个方法入手:

第一,增加检索的便利性,可通过建立一套比较完备的命名规则来实现
电子文档的命名是有讲究的,如一篇文档叫《通知》,光看这个标题无法知道通知是什么关于什么内容的,用户无法知道文档的核心内容。因此用户在创建文档时应按照统一规范的命名规则来创建文档,使得用户能够通过文档的标题来快速检索。

第二,通过关键词、摘要等检索到相应的文档
通过设定关键词、摘要、正文中的目录或一些核心信息,让用户通过关键词、摘要等检索到相应的文档。这对不少企业来讲是个非常耗费精力的一项工作。尤其是有些企业已经运作了十年乃至二十年,企业内部积累的文档数量非常庞大,要对每一篇文档的关键词等从文中摘出来是非常有难度的。建议挑选一些非常重点的,对企业非常关键的文档挑选出来做关键词、摘要等内容的补充。对于大量的普通文档就不需要做这样的工作。

第三,通过“多维分类检索”定位文档
企业可以通过更多不同纬度的分类方式把文档按照多个纬度来进行分类。在设置多维分类属性时有很多分类方法,有一些对于任何企业都是适用的。比如所有企业都包含这样的文档:公司新闻、企业规章制度、会议纪要等。可以通过分类属性的设置给这些文档加一个标签。

彩虹企业图纸管理软件存在的优势

综合文档管理平台面向政府机关及企事业单位,在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势,系统支持多种归档文件整理方式、跨库检索查询等功能,并实现了与在线全文检索、与ERP衔接、数据交换、图形图像处理、流文件浏览等技术的集成。

系统特点:
功能模块布局合理、操作简单方便

系统按照文档管理业务流程组织设计功能模块,所有功能在同一个界面下显示,文档数据的结构和操作一目了然,使用十分方便快捷。

实现文档业务的全面管理
提供完整的信息收集、整理、归档、编研、统计、鉴定、撤销、查阅、借阅、权限管理等全面自动化管理。

系统安全可靠
通过对文档数据、角色权限设置、明确各级人员阅档(文)范围。文档数据可存储在数据库或文件服务器上。系统自动保存海量数据测试结果,保证文档数据安全、可靠。

支持多种电子文件格式的浏览和显示
提供200多种图形、图像、文本和电子表格等不同文件格式的归档管理和现实功能。


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