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怎样选择优质的企业图纸文档管理软件?

发布时间:2018-09-14 浏览:1

在当今激烈的商业环境下,企业在发展壮大过程中投入了大量的人力,物力,资金,形成了具有相当竞争优势的核心知识资产。随着企业信息化建设和电子商务时代的到来,核心知识资产大多以电子文档的形式存在,保护这些电子文档就是保护企业核心竞争力。

如果您的企业还是停留在只使用简单的文档处理排版软件,制作工作表软件,创建幻灯片,收发电子邮件软件的基础上,那么试问您如何保护企业的商业机密?不同部门的文档如何归类,如何实现文档统一集中管理?

追求办公效率的当下,海量文档如何快速定位?在各种办公软件应用游刃有余的同时,我们还需要考虑这些涉及商业机密文件不受非授权人的访问,以及防止我们的文件被共享的对象将其滥用。是否拥有一款好的文档管理系统无疑是企业重点考虑的问题。

彩虹EDM图纸管理软件,秉承让管理扁的更简单的理念,成为企业文档管理系统的最佳选择。

(一)文档加密存储,安全共享

一直以来,大多数企业都依赖于购置一台电脑来作为办公室网络的服务器,提供"文件夹共享"服务方式,用户已经习惯了"文件夹共享"访问方式。在给企业带来方便的同时也埋下了很多安全隐患。那么,彩虹EDM图纸管理软件具备出色的文档加密存储功能,针对广泛使用的图纸文档,实现高强度自动加密,当文档创建者或管理者有权决定不同的文档共享给哪些不同的用户,没有权限的用户无法打开共享文件。

 (二)文档防泄密,防拷贝,防打印

对于企业来说,文档信息因用户原因导致资料丢失,或因黑客蓄意窃取而导致资料外泄,轻则将蒙受财产损失,重则将遭受包括声誉、前途、甚至生命等方面的威胁,文档关乎着企业的生存发展。围绕终端进行网络封堵、外设限制、传输加密、移动存储管理,例如封堵USB端口防止拷贝打印等,在现实操作上存在很多的问题。

 (三)版本追踪,协同编辑

企业每个部门每个员工机每天会产生无数文档,有的正在编辑,有的已经完成初稿,有的已经被送进回收站,在讲究办事效率和互相合作的办公大环境下,如何在短时间内向上司提交一份完善的文档在竞争激烈的商业中显得举足轻重。彩虹EDM图纸管理软件能够完美实现文档快速追踪,文档正在被哪些用户编辑,文档各个时期的历史版本,文档被哪些用户查看过。采用服务器/客户机工作模式,管理员在服务器设置用户。用户在客户端提交、发布、编辑、查看共享文档,所有文档加密保存在管理端计算机上,实现文档的统一集中管理。

(四)支持海量文档快速定位

如果企业的绝大大部分文档都是分散于各个员工的电脑里,那么文档丢失的风险是相当大的。因为文档的分散,对于企业员工获取文档、信息,也带来诸多的不便,有些文档可能不知道该问谁要,或者某人出差、请假等,都将使得没法快速便捷地获取文档,影响工作效率,对工作带来不便设置阻碍。因此,建立企业的中央文档数据中心是相当有必要的。

文档管理软件将所有的文档根据文档类型,各级部门,群组人员进行清晰归档统一保存在服务器电脑上,内置强大导航索引栏,一目了然,支持海量文档快速定位。

如何选择企业文档管理软件?重点还是要考查其功能是否能满足企业文档管理需求。对基本文档管理系统功能需要做得足够好,软件设计足够人性化,便于使用,容易掌握,不能让软件成为工作的负担。彩虹EDM图纸管理软件期待您的鉴定。


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