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文档管理系统解决方案

发布时间:2018-09-18 浏览:1

公司的日常业务与办公过程中的信息很多时候都需要用到各类电子文档。随着近年无纸化办公的快速发展,电子文档已成为公司最重要的信息载体之一。企业在发展初级阶段,其电子文件管理的方式基本上都是粗放式的,即大量的企业关键文件分散存储在各部门的服务器或者员工PC上。随着企业经营规模的慢慢扩大,文档的数量已经越来越多,企业各部门各员工间沟通的快速增长,企业员工在借助电子文件提高办公处理事物效率的同时,也将面临日益繁重的电子文件管理工作。

目前公司的信息系统已具备一定规模,拥有OA、档案管理等多套信息系统。

目前公司的电子文件主要来源于以下方面:

A、员工撰写的电子文件,如各种报表、记录、合同等;

B、通过传真机、扫描仪、研发设备产生的电子文件。

C、从网络下载的电子资料或客户发送的电子文件;


目前电子文件主要存储方式有:

A、员工自行存储电子文件,保存在硬盘、网络空间、U盘、邮件附件中;

B、使用部门共享文件夹来存储电子文件;

C、部分文件存储在OA、档案系统等信息系统中;

D、连接传真、扫描等设备的电脑中;

E、历史文件存储在归档光盘或其他存储设备中。


由于各电子文件分散存储,没有统一的存储集中和管理方式,随着应用的不断升级和数据量的增加,已经面临以下问题:

•电子文件查找与访问方面

办公文件分散在各员工电脑中,即不利于查找,也无法有效利用。需要使用文件时经常需要其他同事通过email、QQ等方式传递给用户,影响办公效率不说,紧急情况下,如果对应配合的员工不在公司则将导致文件无法调用。

各部门使用共享服务器存储文件时,跨部门/分公司的用户使用文件依然不方便,如果不在同一办公地点,则无法访问服务器,且访问不同部门的文档需要切换服务器。

•电子文件管理方面

公司电子文件版本混乱,由于员工经常自己传递文件,而其中一位同事修改文件后,又可能没有及时通知到所有用户,因此可能存在不同员工电脑中的公司制度,销售资料,产品资料等电子文件版本内容不一致。

文件有效性无法确定,员工使用文件时只能口头询问的方式确认电子文件是否有效。至于其中的数据有没有相关负责人审核,文件内容有没有领导批准,文件有没有在传递过程被误改,文件是否作废等信息无法得到有效的途径确定。

IT部门进行文件备份操作不方便,由于文件存储的方式多,存储分散,IT部门在进行公司文件备份时操作相当麻烦。

•电子文件安全方面

电子文件存档不全,由于电子文件容易因为误删、硬件损坏等各种因素导致文件丢失与损坏,因此如果没有公司统一的备份管理,公司员工经常发现在需要使用时,经常发现几年前的客户来往文件、研究笔记等电子文件已经找不到了。

重要电子文件容易被员工批量复制带出公司使用,由于大多员工没有电子文件安全管控意识以及电子文件本身的易复制的特性,非法员工很容易就可以将非工作需要的公司的重要文件也收集到自己电脑中,并通过U盘带走,从而在一定程度上给公司造成损失。

上述面临的问题,使得引入公司统一的电子文件管理平台对电子文件进行集中存储和管控变得非常必要和迫切。


1.2建设目标

结合现有公司状态与目前信息系统的现状,在充分考虑未来业务发展需要,我们需要将公司文件信息平台建设成统一管理、可扩展、可持续发展的系统,为公司提供统一的文档存取服务,来满足公司飞速发展的需要。

1、文件集中存储

部署文档集中存储平台,包括提供稳定性好、性能高、安全有保障的网络文件存储服务,作为公司所有电子文件的整合平台,将各个部门的服务器以及各员工自己管理的电子文件全部采集到平台统一存储到系统上来。

2、文件权限分配

文件根据公司业务要求进行分类,并根据员工所在部门、岗位需求来划分初始权限。做到即确保业务过程中可以正常使用文件同时对重要文件进行严格保护,确保重要的文件不允许未授权用户浏览,重要资料普通情况下只允许授权用户在线打开。

3、文件追溯管理

用户在系统中进行的所有文件操作都需要有记录可以查询并追溯,同时用户对文件进行的操作都需要可逆,防止误操作,因此用户打开文件需要有日志,修改文件需要有历史版本可供随时查询与回滚,员工删除文件只允许逻辑删除。

4、文件安全管理

文件安全包括存储安全与使用安全,存储安全需要确保文件进入系统后不会丢失,包括文件物理存储安全与数据的容灾备份。使用安全是确保用户在使用文件的过程中最大程度上对文件内容进行保护。

5、文件系统与业务系统的集成

文件作为公司重要的数据载体,公司其他业务系统如OA系统中的文件通过对接使公司信息系统中的文件全部归档到统一的平台中存储,以便用户在统一的平台上即可使用公司所有的电子文件。

6、文件系统高性能与可扩展性

文电子文件管理平台的建设,主要体现在四个方面:文件存储集中、备份集中、管理集中和使用集中。因此对系统的可靠性、处理能力、吞吐能力以及扩充扩展能力提出了较高的要求。

为保证业务应用,必须具有高可靠性。采用相关的软件技术如彩虹EDM图纸文档管理软件提供较强的管理机制、控制手段、事故监控和安全保密等技术措施,提高系统的安全可靠性。保证业务应用不中断,确保数据不丢失。

为适应集团公司业务以及信息化技术的发展,在系统的性能、文件存储的扩展、管理功能的改进、文件安全的提升等各方面都具备良好的扩展性。


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