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找不到存不住,企业图文档管理何去何从?

发布时间:2018-09-25 浏览:1

企业图文档管理混乱,是个不争的事实。除非你的电脑中工作文件数量是个位数字。只要数字上升到十位之后,那么就会出现管理失控的问题。而且纸质的图纸文件众多,碰见急需某个图纸文件的时候,在海量纸质的图文档中搜索翻找,可以想象到那时的狼狈样。 

网络时代,更多企业的图文档管理依赖于网络共享。那么一些企业,如广告公司、设计公司,许多资料在个人手里,不能有效共享;再例如图纸、设计书等大容量文件又该如何共享? 

这些问题在最初工作之中,可能并不太明显。也许只会耽误几分钟时间。但是随着工作时间的增长,工作文件的增加,这些问题不断的被累积、堆积。所耽误的时间也会逐渐增多。 

据了解,国外某知名调查公司报告称,一个成立三年以上企业中的员工,如果他每天涉及到电脑操作,那么他耗费在翻查文件、查找文件的时间,会浪费工作中五分之一的时间。这还只是基层员工,如果是中高层,那么图文档数量会更多,查找起来会更耗时。 

其实作为图文档混乱的源头,无非就是找不到、存不住两个问题。纸质文档等文件,不易保存,容易破损。很多纸张经过几年的氧化,字迹会变得模糊。电子文档虽然说不会存在破损,但是会涉及到电脑中毒、瘫痪、硬盘故障等问题。这些都是文件存不住的问题。 

找不到就更容易理解了。文件太多,纸质文件需要一张张的翻,很慢。电子文件一个一个的打开更麻烦。而当碰见反复修改过的文件会出现许多种版本,这在查找的时候则是更难辨认。有些版本可能只是几个字的细小差别,一个失误,往往造成很重大的损失。 

凡此种种,关于文件保存和查找的问题,一直困扰着国内很多企业。后来随着科技发展,软件开发越来越强盛。办公系统开始进入企业的日常办公。出现了OA这类基础审批软件。以彩虹EDM图纸文档管理系统为例,目前已达全球领先水平。文档管理系统的运用,让企业不再是将文档分散在各台电脑中存储,而是集中存储,这样可以做到企业全部文档的备份和保管。只要拥有浏览器和网络,就可以随时阅览自己的办公文件,可说是让员工可以随时随地将办公文件安全稳定的带在身上。 


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