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企业图文档管理解决方案

发布时间:2018-10-18 浏览:1

背景

 

  在企业不断发展的过程中,产生的各种数据,能够被有效管理的数据只有20%,也就是我们通常所说的结构化数据,这些数据基本都存储在各大应用系统中:如PDMPLMOAERPCRM财务系统等等。另外80%的数据是被忽视的或者说是缺乏有效手段进行管理的,这些数据也就是我们日常接触和产生的最多的数据也称之为非结构化数据:如图文档资料、office文档、电子邮件、合同,单据等等。企业通常缺乏一个有效的系统对其进行管理。

  据世界权威机构统计表明,全球来自交易中的数据信息每年增长的速度是61%,而其他各种相关信息的每年增长率超过了92%。通过调查发现,在企业存储的海量信息中,结构化数据仅占数据信息总量的15%,而非结构化数据却占数据信息总量的85%,随着信息量的爆炸式增长,文档管理已经成为企业信息化的一个重要工作及方向。

  企业在日常的图文档管理过程中,经常会碰到各种各样的问题,直接导致安全、效率、协作多方面的问题。所以,如何更好的管理企业文档,提高员工工作效率,降低由文档管理不善导致工作出错可能,成为了很多企业进一步提升发展的重要举措。

 

现状

 

当前,在企业发展及信息化建设过程中,由于在图文档层面的信息化往往更注重于单个环节或条线的管理需求,所以在企业的日常工作中,图文档的管理和应用已成为一个工作瓶颈,往往存在较多的问题。

 

企业图文档应用现状可概括如下:

 

(1)、图文档常常散落于员工个人电脑或者仅限于研发网存储,导致图文档使用不便,流通受阻存于个人电脑的资料又存在一定的管理风险。

2)、大量的图文档管理混乱,工作中的图文档资料目前存储和管理方式比较简单或者过于封闭,没有有效的通过系统性的规则管理起来,导致在使用、查找、版本等方面存在一定的混乱情况,尤其是在部门协同、历史图文档等方面得不到有效的管理支持。

3)、图文档共享困难,在业务过程中,部门与部门之间,岗位与岗位之间,存在着图文档流转、使用、分发的需求,一般通过邮件、硬盘共享的方式传递,既不方便也不安全,无法为企业内部的工作协作提供必要的支撑

4)、对外协作不足,在企业的生产管理过程中,需要与大量的外协厂商合作,有着经常的图文档交互需求,当前只能通过线下的方式手工、邮件、拷贝方式进行处理,存在较大的安全隐患,同时无需实现必要的跟踪和审计。

5)、公司内部重要图文档资料安全难以保障,在公司中形成的各类技术资料、规章制度、图纸资料等等内容,都属于企业的重要资产,是企业花费大量人力、物力,经过工作实践而形成的重要资产,因此必须加强核心资料的安全保护措施,避免资料失控,形成必要的安全管控体系。

6)、另外企业内部图文档资料信息孤岛严重,图文档资料往往存储在研发、设计部门,基于安全原因,研发网络相对封闭,无法快速整合到统一的管理平台中,以满足内容共享和交互的需求,所以需要通过必要的手段,实现更好的图文档互动

 

目标

 

基于企业在图文档管理及协作层面的现状,企业图文档管理平台目的在于构建一套高效的资料管理及知识转换体系,辅助公司内部的图文档管理,增强公司对图文档风险的控制,实现对图文档类资产的高效管理和应用,具体目标包括:

1)、图文档内容库

建立企业内部符合管理及业务层面需求的图文档内容库,实现对图文档的统一、集中管理,并通过有效的分类体系和数据存储机制,实现对图文档的结构化管理。

2)、内容管理基础平台

 建立企业内部统一的内容管理基础服务平台,能够通过标准服务实现与企业内部各类系统的整合,为企业提供标准化的非结构化内容基础管理体系,从而作为公司的IT基础框架的重要组成部分,为图文档的管理、应用、分发提供必要的支撑体系。

3)、图文档过程管理

基于业务过程,实现图文档的规范化管理,可通过必要的流程处理,实现对图文档的生命周期管理,提高图文档的追溯过程。同时使企业图文档管理使用标准化、规范化、高效化,帮助企业管理提升。

4)、图文档协作管理

 根据企业的应用场景,图文档统一管理的基础上实现图文档的协作应用,满足内部资料分发、外部资料协作的应用需求,并保证资料的可追溯和管控,优化业务过程。

5)、图文档便捷应用

提供多样化的检索方式,实现对图文档的远程检索、查询、浏览及修改加快图文档信息服务响应速度全面降低图文档资料发布获取的成本大大提高工作效率。

图文档知识库

图文档知识库体系的建设,通过知识分类、知识库、知识积累、交流等内容的建设,形成公司内部的知识管理及应用体系。


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