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企业图纸管理:要解决的6个基本问题!

发布时间:2020-04-03 浏览:1

文档是知识和业务事业的重要财富。虽然现在大多数企业文档都是以电子形式档存在的,但是商有得到现代化的智能管理,就像CADPDFwordexcleppttxt等图纸和文档众多;在内容上来说涉及到商务服务合同、营销计划、生产安排、产品核心数据、用户数据资料、设计研究内容、推广活动方案、对手分析资料等。 这些文件都是公司的重要财产,有些是纸质的,或者可能已经存档,不能更改。在企业文档管理的过程中,我们可能经常会遇到以下问题:

1、文档存储,管理困难

企业需要经过多年的经营发展,图纸文档的数量很庞大,特别是对于知识型企业。并且文档类型,格式,采用多元化。想要对海量的图文档文件使用人力和传统的人工智能进行有效信息管理工作几乎不可能。

2、文档存储结构难以规划

在企业发展过程中,没有科学的方法对企业形成的文件进行合理的规划,以及如何将文件存储在公司、部门和个人的不同组织层次。
彩虹图纸管理系统

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3、文档查找缓慢,效率低下

文档查找器是工作的效率非常低,并且需要花费大量的人力和时间才能找到。即使在机器搜索,从一个大的文件到文件的外观要求也是一个耗时的工作,而且现在有大多数文件无法进行全文搜索。这就有可能因获取数据信息和文档慢,导致企业失去商机的情况发生。

4、文档版本管理混乱

因为经常工作文件将被不断修正,一些文件高达几十甚至上百个不同版本的文件很多版本的,很难整合和统一管理。许多用户将旧版本的新版本覆盖,但在这种情况下,一旦用户需要恢复旧的版本,它已经很难拿回来,造成知识流失。在生产上也可能会出现发错版本的事情,造成损失。

5、档无法有效协作共享

目前,除了部分文档能够通过信息共享目录、邮件、网络进行共享外,大多数电子技术文档分散在各个员工的电脑或存盘中,急用时难以及时获取所需的资料。另外由于缺乏有效的共同撰写的文档模式(合同,解决方案等),导致协作文档共享不方便和协作。

6、文档安全缺乏保障

由于大量的没有被管理的无序状态的文件,文件可能会被丢失、被病毒感染等,文件被使用和改动情况常常发生,文件的保密性无法得到保证。而且很大一部分文档分散在各个员工的电脑或存盘中,当有员工离职时可能被带走,也有可能 从此被遗忘在电脑的某个文件夹中。

彩虹图纸管理系统是一款为中小型企业打造的图纸文档管理软件,除了可以解决上述讲到的问题,还可以实现,电子审阅签章、异地办公、版本对比,操作记录、提取、导出、智能移动办公等功能。

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