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企业实现无纸化图纸管理应该注意哪些?

发布时间:2020-04-14 浏览:1

现在各行业都已经进入大数据时代,企业生产图纸和文档也要从纸质版转为智能电子无纸化管理,不再需要花费大量的人力和时间在资料的整理和归档上。图文档管理系统的流行,既为企业的知识产权进行保护,也使企业的工作效率得到质的提升。

虽然很多企业发展也采用了一些电子化管理的手段,但并没有解决管理的规范化、流程化等问题;彩虹 EDM图文档管理将为企业实现图纸管理、文档管理以及协同办公为 一体,从而解决?彩虹EDM图纸文档管理软件能很好的解决以下企业图文档无纸化过程中遇到的问题:
企业图纸管理问题

企业图纸管理问题

一,电子文件丢失问题

传统的电子文档管理,虽然从计算机的电子文件,硬盘驱动器和其他运营商,但仍存储设备损坏,文件丢失的情况存储。还有一个就是文档散落在我们不同的电脑和硬盘中,缺乏一个统一的存放和管理,容易发展造成相关资料的丢失。

二、文件多查找困难

电子文档存储,有序,方便查找。在没有使用彩虹EDM图纸文档管理软件系统之前,要在众多的电子技术文档中,要查找一份图纸文件也是非常不容易的,特别是在没有规范命名的情况下,这就很大的影响到企业的工作学习效率。

三、权限不清晰

相对于传统的文档管理,电子文档管理系统,以确保严格的权限通过安全的电子文档设置,设置不同的权限不同的人,就像有些人可以看,有的人既看不到,也没有修改,加密技术更高的水平,大大提升了安全要素。

四、图纸文档审批周期长

电子文档,如一些合同,项目等,总难免会需要更高层次的认可,并在每个级别有时还需要检查,多级审批,在一个简单的网上审批的单据上,不仅能够提供费时,也可能在转移过程中使用电子文档管理系统中出现丢失的信息,所有审批文件在系统中完成,高效,便捷。

现在市场上的图纸文档管理系统也有很多,但是产品质量也是参差不齐。 如何选择自己的图纸文档管理系统?小编建议我们可以从以下几个基本方面进行考量:

1、保密安全性

企业核心电子数据的内部泄密、外部窃取、恶意删除,造成知识资产流失,图纸文档资料是企业的财富,安全性必须放在第一位,必须要有严格的保密措施和加密措施。

2、支持版本管理

相比企业传统纸质文档,电子技术文档在修改上更加方便,但是也容易造成文档原始性的丢失,同时我们每一次修改图纸文档都花费了很多心思,都非常需要具备有参考价值意义。所以在选择图文档管理系统时,需支持版本管理,支持每个文档存储的不同的历史版本和搜索。

3、自定义审批流程

由于项目工程性质不同,所以企业图纸文档文件审批流程自然也会不同。 流程管理必须规范和灵活,支持用户按需定制多个文档审批流程,包括审批阶段和审批步骤。

4、具备全文检索功能

上面有提到过我们希望找到一个文件,愣是没想到文档的标题,只依稀记得该文件的一部分,要逐一查找是非常头疼的事。所以选用的图纸文档管理系统要具备检索功能,以支持企业用户快速找到想要的文件。

5、协同高效、安全可靠

该系统提供文件级的多人在线协作编辑;工作系统提供项目级的合作多人;该系统提供了文件审查,标记,分享等功能,用户文档,以满足社会需求。


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