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企业管理从图纸文档管理开始-彩虹图纸文档管理软件提高企业的核心竞争力

发布时间:2020-05-28 作者:二零二五科技

现在处于一个电子商务的时代,图纸文档管理,人力资源管理等,都是企业所面临的难题。这些问题对企业的竞争力有着不可忽视的影响,因为这些问题直接或间接的影响了企业的办公效率,这个时代讲究的是高效,那该如何却解决这些个问题呢?

关键是要有一整套合适企业的管理模式,而图纸文档是企业发展最基本的保障,因此企业管理应需从图纸文档管理抓起。

企业在进行图纸文档管理时,必须解决以下个问题:

第一,企业里的图纸文档内容、样式庞杂、体系繁多,而这些文件又存在于不同的地方,如:在存于企业中用户、各部门中,但是企业的每个业务单元都积累了大量的图纸文档。面对这么多分散在不同地方的图纸文档,如何通过一个统一的体系架构,把这些图纸文档进行规划分类,实现管理的简便性。
图纸文档分类管理

图纸文档分类管理

企业可以使用彩虹图文档管理软件的自定义分类功能,按照企业的实际情况进行集中划分,如:

按照文件类型划分:销售合同、财务报表、会议纪要、技术资料;

按部门分类:市场部、技术部、行政部、人事部、财务部;

按群组分类:总经理、部门经理、秘书、研发人员;

也可按项目划分等。在彩虹图文档管理软件的平台上,用户直接可以在软件界面上直接导入图纸文档,所有用户的图纸文档分门别类的都统一存储在服务器上,并进行编码,编码段属性信息企业可以自定义,如:项目号、部门编号、日期号等。

第二,导入系统或在系统创建的文件,要怎样保障这些图纸文档的使用安全。如:图纸文档在使用过程中,有时会因为用户的误操作或者恶意篡改使得现有的图纸文档丢失或者不能使用,还有何防止有心人将文件拷贝发送出去等情况。那么要如何保障企业核心的图纸文档在不会流失的情况下实现企业内部的有效共享。

管理软件具有设置权限的体系,系统的管理者有权决定不同的图纸文档共享给哪些不同的用户。不同部门、岗位的用户可以有不同的权限:用户是否具有浏览、变更、修改、导出、打印的权限,通过权限划分,确定哪些用户是只读的权限,哪些用户是能导出的权限等。保障了图纸文档的使用安全性。如下图:
权限管理设置

权限管理设置

第三,用户面对海量的图纸文档图纸文档,用户如何才能快速地定位、检索到这些内容,又不会迷失在文件的海洋呢?有些图纸文档需要保存各个不同时期的历史版本,怎么知道找到文件就是我们需要的哪个呢?

管理软件将用户机所有的图纸文档都集中存储在一个服务器上,快速搜索和高级搜索为用户多条件搜索功能,让用户海量图纸文档能够快速定位,通过关键字的查询能够在秒级找到需要的图纸文档。

彩虹图文档管理软件的版本管理功能,对图纸文档的所有版本进行管理,最终版本默认为当前版本,如要找之前的版本,选择历史版本选项,根据版本号启用,还可进行版本对比,查看做了哪些变更。

企业需要将传统的图纸文档管理模式,升级到系统的无纸化管理模式,除了可以解决上述问题外,可以可以解决流程管理、任务管理、和协同办公和在线审批等问题,让企业办公得以事半功倍,提高企业的核心竞争力。

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