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技术图纸文件的内部归档工作由技术部统一管理，系统管理员是公司总经办，拥有文件管理系统最高权限，可对各部门负责人和图纸进行授权统一管理。

在系统管理员的授权下，技术部产品设计图纸、设计文件通过审核工作流程后，部门负责人必须在当天完成技术图纸文件的归档工作。

技术部负责人根据公司技术图纸文件的规范，在图纸文件管理系统中创建相应图纸文件模板和编码模板，保障技术图纸在创建时符合规范，如：图幅整齐，编码准确规范。可减少后期审核、归档的工作量，图纸文件归档审核，审核人员填写审核意见时不要忘记签字。没有审核人员签字的图纸文件不得归档，归档的技术图纸文件应由技术科收集齐全，正确。

技术图纸文件的发放

技术图纸文件的发放由技术部门统一发放（包括更改通知单）。

通过图纸文件管理系统新建发布主题，设置好发布时间、失效时间（按计划自动发布/回收），填写好发布说明后选择添加相应的图纸文件和发布清单，然后添加接收接收方，并设置接收方对发布图纸文件的相关权限，除了可以查看外，是否可以导出、打印等。所有发布信息无误后确认发布。

接收方接收到发布信息后，对图纸文件进行签收，并根据发布清单核对图纸、数量是否与清单一致。如有缺漏，通知技术部及时补发。

技术图纸文件的发放范围：

对技术科、生产科、质检科发放全套技术图纸文件。

对生产科发放与其职能有关的管理用技术图纸文件。

对供应科发放与外协以及与其职能有关的管理、制造用技术图纸文件。

对生产车间发放与其承制有关的（不成套）指导生产用的工艺文件。

工艺部门根据技术图纸和工艺文件生产小样，确认全部工艺文件已经过严格的工艺论证，如果工艺文件有问题，对其进行必要的修订后，再次测试直到能指导生产，当天要将相关工艺文件进行归档。如果是技术图纸问题，应立即与技术部沟通回收处理，修改完善后再重新发布。

技术图纸文件的临时借用

公司各部门图纸、文件，非本部门的权限人员没有使用权限的，如果相关部门、车间或个别确因工作需要，需借用有关技术图纸文件，由该部门负责人向图纸文件管理方发起临时借用申请，写明原由，借用时间。管理方负责人进行审批，并可对借用时间、借用权限、使用人员进行设置（如：只有阅读权限）。申请通过得到授权后，被授予权限人员即可使用。

发布回收记录查询

彩虹图纸文件管理软件的收发模块自动记录下所有的收发信息，可查看过往图纸文件的收发详情。

各部门的图纸文件按管理规范做好管理，如：名称、编码按公司要求设置，不可偷懒随意设置。文件是否及时归档，部门负责人定时检查。人员调动工作或离职时，必须严格履行交接手续，工作交接清楚，如：哪些图纸文件发布时没设置自动回收，需要人工回收的。