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在没有明确规范的时候，大家每个人都有各自的习惯，工作的随意性会比较大，文件命名各不相同，而文件存放有的会固定集中存放在某个磁盘或其他设备，有的会存放得比较随意，有的文件存放在D盘，有的文件存放临时存放在桌面，有的文件存放在移动盘，过了一段时间，其他文件又在增加，原来记忆清晰的文件在哪里就很模糊，再到后来就想不起来。如果有多个版本的时候，会对后续的图纸文件的查找、参照借用、数据追溯等造成更多的困难。

而如果是一个协同项目，那涉及到的图纸文件会更多。像这种情况其实最难的是文档的组织管理，如何制定规范，能让大家很方便的把图纸文档分门别类的存放起来，和对图文档的可见范围进行有效的规范。现在的办公节奏越来越快，对图档管理、传递使用的响应速度要求更高。为了更有效的管理这些图档，还是建议使用专业的图纸文件管理工具，建立起公司的知识库管理平台，能更好保护公司图档的安全。

针对上述存储分散、版本多查找难的问题，通过彩虹EDM图纸文档管理系统，对企业图纸文件进行集中分类管理，形成清晰类别目录，并自动生成对应的文件编码，实现文件的存储规范；在查找图纸文件时，在搜索框输入对应的文件属性（名称、编码、备注、作者、类别等），能快速找到对应的文件，系统中名称、编码具有唯一性，能准确的找到文件；

然后是版本管理问题，各个版本集中存放、按版本号顺序排列，同时子版本显示其父版本，版本关系清晰。在文件列表中只显示最新的有效版本，这样能保证各系统用户看到的都是同一版本，这样就无需再反复确认当前是使用哪个版本了。

专业图纸文档管理系统，保障图档使用环境的安全性，这点对公司核心资料文件的使用很重要。并可以轻松的做到图档使用权限管理，随时随地快速的查找到相应的图纸文件，方便项目组成员共享图纸文件，同时能够保持这些文件的版本最新（同步更新），实现多人共享、版本管理、在线编辑、远程互动等，让企业图纸文档核心价值在于企业员工之间的文档协作得到充分利用。
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