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彩虹图纸管理软件帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧。

第一招、建立规范化的文件夹结构

文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和内容进行归纳分析。

每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。

第二招、注意结构的级数

分类的细化必然带来结构级别的增多，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。

越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。

第三招、文件和文件夹的命名

要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。

第四招、现在开始与长期坚持

建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档，这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率，节省我们已经很有限的时间。

如果你现在就开始，那请首先拿出一张纸，明确你的信息类别，还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹，并享受高效管理带来的快乐了。