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图纸文档的管理何时才会被企业所重视?

发布时间:2018-07-20 浏览:1

文档是企业和事业的重要知识财富。现在很多文档都是以电子档存在的,就像word,excle,ppt,txt等;在内容上来说五花八门,可能涉及到商务合同、重要记录、产品介绍、用户资料、设计内容、推广方案、对手资料等。这些文档,可能是公司下发文件,也有些则处于编写状态,也可能已经归档不能再更改。在企业进行文档管理的过程中,我们可能会经常碰到下面几个问题: 

1、文档存储,管理困难 

企业经过日积月累,文档的数量和容量都很庞大,特别是知识型企业。并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量,即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间,靠人工有效管理几乎不可能。

2、文档存储结构难以规划 

企业在发展过程中,没有科学的方法针对企业形成的文档进行合理地进行规划,公司、部门、个人不同组织层级的文档如何存储。 


3、文档查找缓慢,效率低下 

文档查找是一件效率很低的工作,每天需要花大量的时间去查找文档资料。传统的人工方式和资料柜管理,查找非常缓慢。即使在本机上搜索,从大量文件中查找到所需要的文档也是一件耗时耗力的工作,且大多数文档根本无法进行全文检索。因获取信息和文档慢可能导致失去商机的情况发生。 
4、文档版本管理混乱 

由于工作文档经常会被不断地修订,有些文档多达数十乃至上百个不同的版本,文档版本繁多,难以整合和统一管理。很多用户会用新版本覆盖老版本,但是这种情况下,一旦用户需要恢复老版本时,已经很难找回来,造成知识流失。另外也经常发生因使用错误版本而导致客户流失的事情。 

5、文档安全缺乏保障 

由于大量文档处于不被管理的无序状态,文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生,使文档的安全性无法得到保障。另外纸质文档的抗灾难性差。 

6、文档无法有效协作共享 

目前,除了少量文档通过共享目录、邮件、网络即时通讯软件被不同员工共享外,大多数电子文档属于某个员工的“私产”,难以及时获取所需的资料。同时缺乏高效的共同编写文档方式(合同、解决方案等),造成文档共享协作不方便,导致企业员工之间、企业与客户、供应商、合作伙伴之间无法有效进行文档共享和协作。 

7、知识管理举步维艰 
大量文档分散成各台电脑上,一旦有员工离职,相关的大量工作文档被直接带走丢失,或沉落于电脑中,成为“不为人知”的秘密,由此带来大量文档资产的流失(人才流失=知识流失)。企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围。另外纸质文档缺乏电子化工具,难以重用。 

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