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企业文件共享存在安全威胁的原因是什么?

发布时间:2018-07-20 浏览:1

企业图纸文档文件共享,是提高企业办公效率的重要手段。智能APP移动办公平台的广泛使用,使用文档资料同步共享服务,只需在智能手机、平板电脑和其他移动设备上就能完成图档的在线查看、流程审批等办公需求。

不断积累的图纸文档数据,企业的文件共享方式跟不上信息化的步伐,导致企业内部协作效率下降。彩虹图纸文档管理软件让企业实现文件共享,检索、协作、审批等管理工功能。

图纸借阅管理

企业图纸文档管理

文档分享造成图纸借阅管理主要原因,还是企业的管理者们在现阶段的管理条件,很难规范文档的共享交流问题。

虽然企业也会做一些管理方案,但员工可以随意通过移动设备、网盘、云存储、社交媒体等多种方式,将文档分享出去。就可能造成了员工外泄、病毒入侵,无法保证企业的数据安全。

该怎样防范“分享风险”?

可以通过专业的管理软件,对企业文档进行规范的管理,并配合企业的管理制度双重管理,可从以下两点着手:

制度方面:

制定文档分享政策并加以宣传贯彻,同时对员工进行安全意识培训;对员工不安全的文档分享行为进行严格管控,采取强制执行的措施,采取能威慑员工的奖惩制度。

管理系统方面:

对企业所有可利用的图纸文档进行统一集中规范管理,设置监控工作流程,设置图纸文档文件的使用权限,对文件实行全生命周期管理,让系统记录下所有的操作记录;管理都随时把控文件的使用情况,让文件在授权的情况下实现图纸文档的共享。

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