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如何解决纸质文档管理遇到的问题?

发布时间:2018-07-26 浏览:1

在这个互联网发展的前沿,找一种方式去实现文件的同享协作,垂手而得,而传统的公司使用与文档管理通常显得厚重、杂乱和难以满足移动需求。大型公司会遇到文件分发及到达率的疑问。我们不同及时获取公司文件,一个文件传来传去杂乱不堪,对公司职工的工作效率和工作环境都造成了极大的影响。那么,纸质文档管理会遇到哪些问题呢?又该如何解决这些问题呢?

一、文档缺乏集中管理

日积月累下来,企业文档的数量和容量都很庞大,特别是知识型企业;

所属部门、类型、格式、用途不同,管理方法不同;

海量文档分散在不同部门,甚至个人手中,难于查找、控制;

二、文档安全难以保障

文档分散存储,容易丢失;

文档权限控制不明,容易泄密;

纸质文档的抗灾难性差;

三、文档版本管理混乱

文档版本繁多混乱,难以找到最新最正确的版本;

文档历史版本无法丢失,造成知识流失;

图纸版本经常出错;数据备份恢复灾难;

四、查找缓慢,效率低下

每天需要花大量的时间去查找文档资料;

人工方式和资料柜管理,查找非常缓慢;

图纸文档检索困难;

五、工作效率大为降低

文档无法有效协作共享;

资料共享及重用性差;

文档审核流程复杂,无法实现自动化管理;

缺乏高效的共同编写文档方式(合同、解决方案等);

为了满足企业发展的需求,由南宁市二零二五科技有限公司研发的彩虹图纸文档管理系统满足企业对文档管理的需求。

彩虹EDM系统的设计构架,建立在客户端/服务器体系结构上。通过软件系统的维护,各种图文档数据文件集中放置在服务器上存储,全体员工对所有文档的修改最终保存在服务器上,实现了单一数据来源的集中管理和统一维护,避免了企业中出现的图纸、文档版本混乱,存放无序,数据源众多的麻烦。此外,系统通过灵活、严谨的权限设置,可满足企业信息处理和安全共享等业务需要,保证了所有数据处理的完整性、正确性和安全性。企业中各个部门、员工之间通过彩虹EDM系统,能够权责明晰地协同工作,充分地利用统一的数据平台为工作业务带来方便、快捷和高效。


本文关键词:彩虹图纸管理软件彩虹文档管理软件彩虹企业办公协同平台南宁市二零二五科技有限公司

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