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论如何做好企业文档管理工作?

发布时间:2018-07-27 浏览:1

图文档管理系统被用于企业图纸文档的规范管理。以提高办公效率,增加行业竞争力。如何做好企业的图纸文档管理工作?先来看下企业图纸文档管理面临哪些问题。

1、由于企业图文档缺乏标准化的命名规则,不同员工的命名方式不一,导致了图纸管理难管理。

2、许多图纸文档是修改权限不清,经手多人后修改,并产生多个中间版本,可能造成无法追溯原版本。

3、企业图纸文档在发布前是一定要审核的,但是传统的审核需要通过其他软件传输资料,如:邮件,效率低。

4、传统的企业图纸文档管理,文档分类过多或层级过于复杂导致找不到想要的文档的。有时候相同的图文档重复存储,重要的量企业各个部门的图文档存储分散,有些还散落于员工PC中。

5、传统企业的图文档搜索方式,依靠Windows默认搜索,但是面对海量的图文档数据,这个方式显然已经不够用了。

6、异地办公难,很多人在外地办公时要连接公司的服务器很麻烦,而且,文件的上传下载需要花费大量的时间。

那么,文档管理系统哪家好呢?

彩虹图纸文档管理软件专注于企业图文档管理10余年,为中小企业研发的图文档管理系统,于业内领先地位,拥有健全的服务体系,从咨询到制定方案、项目实施、产品培训、售后支持等都由专业的技术团队实施。

彩虹文档管理系统核心功能

企业知识存储平台――将分散在各部门、各PC端的图纸文件都集中起来集中起来,公司组织架构规范分类管理。

严格细腻的权限设置――保证文件数据安全,灵活设置权限分类;层层授权、层层监控,避免文件权限失控;自由选择授权对象,可以是文件也可以是员工。

版本管理――在系统中对图纸文档的第一次修改都会产生新的版本,并保留历史版本,生成唯一的版本号,避免数据覆盖或用错;历史版本可回溯恢复,随时可回滚到之前版本,通过版本对比,版本区别一目了然。

快速检索功能――在相应的权限范围内;用户可根据关键字、创建人、时间、名称等条件进行快速搜索,准确的找到想要的图纸文件。

在线阅览――支持200多种格式的图纸文档在线浏览。

智能移动办公――出差在外,彩虹图纸管理软件手机APP,可随时查看工作流程,并可进行审批、任务管理等。

图纸文档日志管理――系统记录文件的每一个动态,实时把握文件动态。

除以上功能,彩虹图纸文档管理系统还支持多语言界面、电子签章、OCR识别、消息短信通知、客户端文件防泄漏、等增值模块,同时也支持与打印机、复印机、扫描仪、邮件等系统进行集成,以及双机与集群。

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