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浅谈纸质文档管理问题及解决方法

发布时间:2018-07-30 浏览:1

在这个互联网发展的前沿,找一种方式去实现文件的同享协作,垂手而得,而传统的公司使用与文档管理通常显得厚重、杂乱和难以满足移动需求。大型公司会遇到文件分发及到达率的疑问。我们不能及时获取公司文件,一个文件传来传去杂乱不堪,对公司职工的工作效率和工作环境都造成了极大的影响。那么,纸质文档管理会遇到哪些问题呢? 

一、文档缺乏集中管理 

日积月累下来,企业文档的数量和容量都很庞大,特别是知识型企业; 

所属部门、类型、格式、用途不同,管理方法不同; 

海量文档分散在不同部门,甚至个人手中,难于查找、控制; 

二、文档安全难以保障 

文档分散存储,容易丢失; 

文档权限控制不明,容易泄密; 

纸质文档的抗灾难性差; 

三、文档版本管理混乱 

文档版本繁多混乱,难以找到最新最正确的版本; 

文档历史版本无法丢失,造成知识流失; 

版本使用错误,而导致各种质量事故; 

四、查找缓慢,效率低下 

每天需要花大量的时间去查找文档资料;

人工方式和资料柜管理,查找非常缓慢;

五、工作效率大为降低 

文档无法有效协作共享 

文档共享不方便,员工难以获取所需的资料; 

文档审核流程复杂,无法实现自动化管理; 

缺乏高效的共同编写文档方式(合同、解决方案等); 

为了满足企业发展的需求,彩虹图纸文档管理系统能满足企业对文档管理的需求。 

南宁二零二五科技有限公司,是中国领先的EDM提供商。从PC时代一直到移动办公时代,彩虹的产品与服务始终紧紧把握时代潮流,顺应客户在不同阶段的需求变化,及时作出创新改变。我们坚持产品创新与技术突破,确保产品的先进性与适用性,为客户提供最专业最全面的文件管理解决方案,为客户创造更大的价值,自主研发了彩虹一些列产品。 

其中,彩虹图纸文档管理系统围绕文件使用场景,在文件存储备份、传输、搜索、版本管理、权限设置、流程审批、在线预览、外链分享等功能上,都有很好的创新与突破。基于彩虹图纸文档管理系统,能够帮助企业搭建统一的文件管理平台,集中管理所有文件,进行多重加密与备份,对所有资源进行有效整合利用,同时降低文件的泄密、损坏等风险,保障文件的安全。同时,支持移动办公场景,连接多种终端设备,让工作无限续航。


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