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浅谈纸质文档管理问题及解决方法

发布时间:2018-07-30 作者:二零二五科技

在这个互联网发展的前沿,各企业的电子化管理进程也在加速,因为企业的快速发展,很多企业的图纸文档管理越来越厚重,文件存放杂乱,难以满足高效办公的需求。图纸文档和流程管理不清晰,图纸文档在员工间流转,没有清晰的记录,在时文件卡在某个岗位上或丢失了也,无处可查,就会耽误工作的,如果文件丢失了还要从新再走一遍流程。造成这些的问题有哪些?

一、文档缺乏集中管理

企业图纸文档随着企业的发展积数越来越大,尤其是设计创新、项目工程企业;海量文档分散在不同部门,甚至个人手中,所属部门、类型、格式、用途不同,管理方法不同,造成难于查找、控制;
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图纸分散问题

二、文档安全难以保障

由于图纸文档分散存储在不同的部门或个人,没有规范管理,就很容易丢失文件;图纸文档操作权限没有划分,文件人人可用,容易泄密;

三、文档版本管理混乱

因为项目需要,必须保留多个版本的文档版本,容易造成版本混乱,难以找到最新最正确的版本;版本使用错误,而导致各种质量事故;

四、查找缓慢,效率低下

存储分期编码为统一,查找文档资料时问题要很长的时间;

五、工作效率大为降低

文档无法有效协作共享;

缺少共同的共享方式,员工获取所需的资料相对麻烦;

图纸文档审核流程多,送审周期长,无法实现自动化管理;

为了满足企业发展的需求,彩虹图纸文档管理系统能满足企业对文档管理的需求。

南宁二零二五科技有限公司,是中国领先的EDM提供商。实现PC与移动端的同步办公,彩虹系列管理产品根据客户在不同阶段的需求变化,坚持产品研发与技术创新,确保系统的先进性与适用性,让企业不再为管理大量的图纸文档而发愁。

彩虹图纸文档管理系统为图纸文档提供全生命周期管理,帮助企业搭建统一的文件管理平台,并对图纸文档的存储备份、传输、搜索、版本管理、权限设置、流程审批、在线预览、外链分享等功能上,对系统内所有资源进行有效整合利用,同时降低文件的泄密、损坏等风险,保障文件的安全。同时,支持移动办公和异地办公,不会因为地域的不同,影响茹工作进度。

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