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Windows图文档管理基本技巧

发布时间:2018-07-31 浏览:1

个人认为,Windows文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取,所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来,放在你最能方便找到的地方。从文件分区开始到每一个文件夹的建立,我们都要根据企业规则建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹,都要规范化地命名,存放。这样,当我们需要文件时,就能快速找到。
下面,我们将帮你制订一套分类管理的原则,并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧。

第一招、建立规范化的文件夹结构

文件夹是文件管理系统的骨架,对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构,需要首先对自己接触到的各种信息、工作和内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同,接受的信息也会有很大差异,因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。

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第二招、注意结构的级数

分类的细化必然带来结构级别的增多,建议整个结构最好控制在二、三级。另外,级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别,级别就越高,比如负责多媒体栏目的编辑,那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹,老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹,也应当是一级文件夹。

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第三招、文件和文件夹的命名

要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则,这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时,肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松,但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时,相信你会坚持不懈地执行下去。

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第四招、现在开始与长期坚持

建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档,这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率,节省我们已经很有限的时间。

如果你现在就开始,那请首先拿出一张纸,明确你的信息类别,还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。也许开头会很难,也许规则会很繁琐,但相信过不了多久,你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹,并享受高效管理带来的快乐了。


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