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为什么彩虹EDM能解决企业图纸文档管理问题

发布时间:2018-08-10 浏览:1

在公司里,不同的部门不同的人每天都在产生大量的文档,技术方案、演示材料、设计图纸、报告、照片、广告视频、合同、传真、往来信函等等,然而,这些文档却分散在服务器、员工的PC机、笔记本电脑上,缺乏统一的管理,下面这样的现象时有发生。

一、企业图纸文档管理问题

1.   设计图纸很大很多,文档难以集中管理、协同查看,想调用以前的设计文件,不知道存在谁的电脑中。

2.   员工离职或调岗后,项目的整体研究设计方案丢失、外泄,严重威胁到文档安全。

3.   有人非法侵入至服务器中将重要机密文件拷贝带走,导致行业机密外泄。

4.   资料存放在员工个人电脑上,电脑中毒、硬件损坏,导致文件全部丢失,影响工程进度。

5.   建筑产品生产地点不固定,项目组之间多人各自分工,信息交流不便,无法完成协同办公。 

6.   数量庞大的图纸,快速进行组织、归档、分类、查询、检索,已成为急需解决的问题。

7.   校核、审批图纸仍延用传统手段。因图纸文件量大,使用QQ传送占用带宽,效率低下。文件传输的成本约占总成本的10%左右。

8.   图纸预览不方便,想查看内容时要逐个打开图纸文件,有的大型文件打开速度缓慢,浪费工作时间。

9.   文件修改多次,版本混乱,修改痕迹不能保留,无法确定哪个是最新版本。

10. 无法记录文档的操作历史,数字资料被恶意篡改无从追查,员工互相推卸责任。

彩虹EDM图文档管理软件系统,能帮助企事业单位可以快速地保管公司已有的图文档资料,或者轻轻松松地通过任务流程管理散落在工作中的图文档工作成果;利用目视化工作看板和领导工作看板有条不紊地管理工作;自由自在地查询、浏览、下载文档信息;分享、借用文档信息,以降低重复质量问题,提高工作效率。

二、解决方案

1、文件集中存储

企业图纸/文档统一集中到EDM系统的服务器中,按照类Windows文件目录管理企业各部门及各种类型的图文档资料,实现企业图文档资料的集中管理。

2、数据安全无忧

1、支持自定义备份策略,支持每天/每周/每月/指定日期自动备份

2、支持完整备份,支持差异增量备份

3、可通过internet进行远程备份;

4、支持根据备份数据恢复及还原

3、全文索引与高级搜索

提供类baidu的查找方式,通过模糊查询,可以迅速找到需要的图纸文档,可通过自定义数据库属性查找值,准确查找到自己需要的图纸。

4、支持文档审批流程

实现审批图纸及技术文档的在线审批,提高图纸审批效率及节省企业打印成本。 

5、支持200多种图纸格式浏览

内嵌浏览器,可浏览以200多种常用格式文件,支持2D/3D设计软件,各种EDA及OFFICE软件。

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