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如何选择一款适合的文档管理系统?

发布时间:2018-08-13 浏览:1

近几年随着科技发展,时代的进步,企业在进行文档管理过程中也出现了各种各式的问题,比如说:海量文档存储,管理困难;查找缓慢,效率低下;文档版本管理混乱;文档安全缺乏保障;文档无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。

根据以上的问题,这时候也应运了各种各样的文档管理系统出现在我们面前,对于五花八门的系统,我们应该怎么去选择一个能帮助我们有效管理文档的系统。

为了让大家能够更好的选择到适合自己的文档管理系统,于是对许多文档管理系统做了一个试用,首先,先来介绍下试用过后比较感兴趣的一个系统。

彩虹文档管理系统,试用感觉就是这套系统功能很不错,简单方便,操作容易,容易上手。

那接下来就来介绍下彩虹文档管理系统里面有什么功能。

首先就是文档集中存储、储存简单方便,可以把公司所有的文档集中起来存储,并且建立在B/S架构之上,可以任何地方登陆,方便办公。有些时候临时要做的事情不用跑回单位处理,在家就可以直接办公。很适合过节或者出差在外遇到紧急工作的人。

其次是权限管理(成组授权、负授权、委托授权等),一般我们文档被某个用户访问,用户就可以不受限的将该文档通过拷贝,邮寄等方式传播给他人。但是彩虹文档管理系统采用的文档是终生机制,文档无论何时被访问,除非管理员特别指定,文档都受管理系统的控制。它给每个员工都分发该有的权限,如下载,浏览,删除等,可以避免核心文档暴露所有人当中,充分的保护好企业信息安全,在高效快捷便利的同时,不失安全。

文件搜索提供了全文搜索、高级搜索、搜索筛选等,还有标签组功能(分组标签,方便文档查找和分类)、在搜索功能上最喜欢是它毫秒级的搜索速度,真心让挑剔搜索速度的人没得挑剔。

当然,彩虹EDM图纸文档管理软件还不仅仅只有以上这些功能,最喜欢的功能,就是版本管理这个功能,通过掌握系统内部所有文件的操作情况,包括操作人、动作、日期时间等信息,并且可以查看以前的历史版本,知道何人修改什么东西。当出现问题,可以及时倒回,避免损失。

其实,在国家,文件管理系统早已是和ERP系统等一样,融入到各个企业当中。帮助企业提高效率。

所以,选择一个适合的系统才能真正解决文档管理问题,轻轻松松工作。

希望以上内容对大家有帮助,能够帮助大家提高工作效率和质量。


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