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企业图纸文档管理的十个管理难题!

发布时间:2018-08-15 作者:二零二五科技

企业在激烈的行业竞争中更具竞争力,做好企业管理占了很大的比重,而企业管理中的“重头戏”就是图文档管理,图文档管理是企业管理中极为重要的环节。但是大多数企业在运营中,企业知识资产积累成为了棘手的问题,因为企业在图纸文档管理中有十大困难。

难题一:难以做到图文档统一备份

在企业不同的部门每天都会产生的图纸文档,日积月累所产生的图文档数量也是越来越多,为防止文件的丢失,通常都会对图文档进行备份,但是图文档存储分散在产同的部门、不同的员工存储设备中,文件量极大,将所有电脑中的图文档一个不落的定期逐一备份,是几乎不可能完成的。

难题二:重要的图纸文档安全得不到保障

许多的企业图文档缺少严格的保密措施。有时候有员工更替的时候,会出现公司有关的重要的图纸或文件出现被复制、删除、外泄的情况。因这些文件不论是相关还是不相关的人员都能直接拿来用,某些特殊情况下会的不良的人员,将公司商业机密文件拷贝带走,再高价卖出给竞争对手,严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失,间接损失更是不可计量。

难题三:图纸文档查找效率低

图文档查找难一直是企业的困扰。前面说到企业图文档存储分散,忘记文件名或命名不规范。每天查找文件就需要花去大量的时间。办公效率就会因此而降低很多,也在无形之中增加企业的成本。

难题四:纸质图文档保存不便

由于企业一直没能实现无纸化管理。图纸文档的不断堆积已经对环境造成了很大压力。与此同时纸质图文档储存需要占用大量的存放空间,还须做好防虫、防火、防湿等防护工作。这个传统的管理方式查找可以说是相当麻烦。部分公司实现半电子电化管理,在传阅或归档整理时仍然会大量使用办公纸张。如果文件损坏还需重新制作,无形上占用了更多的企业人力、时间资源。

难题五:图文档版本混乱

图纸文档在企业传输过程、使用的过程中难免要对图纸文档进行修改(包括如:合同、报价单、图纸设计构造、方案等重要图纸与文件),修改就会产生不同的版本,版本混淆造时常会出现用错版本的情况出现,造成工作失误,酿成不可估量的后果。比如:生产时用错上一个版本的图纸,造成的后果是不可逆的,浪费了大量的生产原料,还延误了货品的发交期。那么企业的经济损失将是巨大的。

难题六:图纸文件难以实现有效共享

企业分为不同的部门,而各个部门、项目组的人员之间,通常需要频繁地交换、共享图纸和文件。即便图纸文档都放在企业内部共享盘里,图纸文档检索、管理的难度也很大,更另说图纸分散的情况了,另外外出办公的时候需要用到某图纸文档的时候,上传下载的速度慢也是很烦人,而且传输安全得不到保障。

难题七:所有图纸文件集中管理难

由于工作需要图纸会在不同的电脑中产生和使用,每个员工的图纸文件组织和命名习惯各不相同,哪些是重要的文件,哪些是无关的文件,都要查看整理。管理十分麻烦,企业图纸文件得不到统一规范,就难以组织和重用。那么这些重要的文件也就丧失其价值。

难题八:图纸文档审批效率低

在企业的工作日常中图纸文件流转需要走流程,如果审批需要经过不同的多个部门时,需要逐个转递不同的审批人,但这往往需要很长的一段时间才能完成整个流程,企业远程管理和图纸文件流转的成本约占总成本的10%左右,图纸文件流转的过程十分繁冗并且效率低下,影响工作进程,给企业带来不必要的时间与成本的浪费。

难题九:图纸文档的变更历史追溯困难

前面说到图纸文档的修改产生不同的版本,有时重要内容被误删除,无法恢复至之前版本,但是这些图文档由哪些人做过哪些操作都没有记录,工作失误后责任相互推诿的现象严重。造成重要信息的丢失,重新起草还要浪费人力与时间成本,或者重要机密文件遭到恶意篡改,但是查询不到是谁做的,给公司带来巨大的经济损失。

难题十:标准化编码难

图纸文档编码是规范管理的开始。通过图文档编号让其更具条理性,可以节省很多查找文件的时间。但是企业传统的手动编码,很难对所有图文档进行统一编号规范管理,因为文件量大样式多,比如:不同的合同、表单、产品图纸、文档档案等,常出现编号重复或错误,造成图文档错认混淆,严重影响工作。

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