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当今时代的人们对文档管理是怎么认识的

发布时间:2018-11-05 浏览:1


21世纪是互联网的时代,不管是企业发展还是政府机构,都不能脱轨于这个信息时代,现在很多单位都认识到了知识、文档管理的重要性,因为更好的知识管理可以提高核心竞争力。那么当今时代的人们对文档管理是怎么认识的呢?

 

一些高效、有远见的企业已经引入了电子文档管理系统,以此取代传统的文档管理文档管理常识方式,率先享受到了先进科技带来的便捷和利益。那些保守、传统的企业还在沿用着传统的纸质文档处理模式,花费很多宝贵的时间去打印、传阅文件,还要聘专人专门整理文件、分类归档、入库存放等事项,同时还得为机要文件的安全提心吊胆;需要某些资料时,面临的又是繁杂大量的查找翻阅工作……在他们看来,计算机在日常工作中只不过是扮演着信息录入和打印文件的辅助角色。殊不知,先进企业和后进企业,首先就在工作和管理模式上拉开了距离。

 

文档管理是指对电子文档、电子表格、图形和扫描文件的存储、分类和检索。文档管理系统利用先进的计算机技术将企业的知识文档整合起来,可以满足用户在文档获取、文档处理、文档存储、文档应用等各个环节的不同需求,最大限度的实现资源共享。它在企业中的实际应用直接增进了电脑的使用效能。作为一种先进管理思想结晶的应用系统,文档管理系统实现了对海量信息的集中管理,对企业实现信息化建设起到了不可小窥的作用。有人因此把电子文档管理系统比作传统文档管理模式的“终结者”,这并不为过。

 

利用电子文档系统可以给企业用户带来前所未有的好处:不限格式的系统存储文档,检索和传输都非常迅速,文档的安全性问题从技术上得到了解决。并且同一信息资源可以同时被不同用户利用,用户可以随时随地都能查阅不断更新的数据,并通过按照企业的组织结构实行权限结构划分,使企业的每一成员各司其职,解决了企业内部各自为战的问题,有助于各部门之间互通有无,有助于提高办公效率,从而实现协同办公。


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