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企业文档管理上遇到的困局要如何解决?

发布时间:2018-11-06 浏览:1

  在企业中无论是科技、还是文书、声像、会计档案,都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。

  以产品为例,从设计试制到品牌的创立,无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水,无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上。

  档案财富是一种非常重要的资产,它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后,就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产,就会下决心做好档案工作。

  对于企业而言,信息化让电子文档、纸质文档、图纸、多媒体、ISO文控文件成为了他们智慧资产的主要载体。而知识管理成为了现代企业发展的关键,但企业在知识管理上却存在着巨大的问题。

  1、企业每个知识工作者平均每天浪费很多的工作时间在无效的图纸与文档管理上。

  2、企业内部经常需要协同工作,而沟通在协同工作中占据了很大一部分。内部沟通方式多样难以统一;上传下达过程中信息严重衰弱;和分公司人员沟通,时间花费不说且电话费用太高;交流过程缺乏记录,出现问题相互推诿等等情况在企业中经常出现。

  3、对于现代企业的管理者来说,基于个人电脑、电子邮件和过时的文件夹共享已远远不能满足企业对宝贵的知识资产的管理与保护的需求。资料泄露来自于内部,企业是防不胜防。而这些文档的丢失、无意间的删除以及多版本造成的混乱都严重的影响了企业的工作效率。

  4、随着市场竞争日趋激烈,企业文档管理需要建立一套完整又严谨的文控管理体系,节省大量文件管理的人工成本。

  5、技术文件及图纸电子化以后,资料的管理及发放还停留在纸面人工管理的水平之上,大量的图纸文件管理起来相当困难,图纸编号、查找时浪费大量时间,无形中加大了工作量。


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