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文档管理软件存在的意义是什么

发布时间:2018-11-08 浏览:1


文档管理软件经过选用数据库会集中管理的方式,对散布在企业内部的各种文件进行会集统一管理,与传统的通过Windows文件共享方式的模式相比,文件管理软件具而以下优点:

1、 解决了文件共享方式下无法限制文件拷贝、另存的最大弊端,在文件共享方式下,只要一个业务员可以访问文件服务器或他人电脑的某个文件,就可以轻易地将文件拷贝、另存出来,文件管理软件通过独特的文件管理模式,可以在充许操作人员查看文档内容的情况下,全面限制文件的拷贝、另存、打印、编辑功能; 

2、文档管理软件可以实现对文件最彻底的权限控制,可以设置各个操作人员对不同文件的操作权限,包括是否充许查看内容,是否允许对文件进行编辑修改成、复制、另存、打印等各种操作,而所有的这一切并不需要记住多个密码;

3、 与Office无缝兼容,操作人员编辑、查看Word、Excel等各种Office文件时,照样是在熟悉的Office环境中进行,但可进行的操作内容已自动通过文件管理系统的权限控制模块得到事先规划好的控制;

4、 更加灵活多样的文件分类管理功能,你不必以手动建立各种文件夹、子文件夹的方式来对文件进行分类、归档管理,系统自动根据文件所有人、所属客户、文件分类、业务性质等多种附加属性,自动实现文件分类和多级导航功能;

5、 具有痕迹保留,电子印章等功能;

6、 全文检索功能,无需一个个打开文件,可以快速对所有文件实现全文检索功能;

 

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