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企业运营中不可不知的五大图纸文档管理问题

发布时间:2019-05-09 浏览:1

要说在企业单位工作,大家最常接触的可能就是各类图纸文件了。


尤其是在当前信息技术的影响下,办公越来越倡导无纸化、电子化,很多文件都存储在计算机里,从内容和形式上给文件管理工作带来了便利,但也带来了一些安全方面的挑战。


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特别是企业单位有些需要控制知悉范围的重要文件,一旦被误看误删误传会给工作带来很大困扰,因此还需要重点防范,通过技术处理增强文件的安全。


彩虹EDM经过对多家企业的市场调研分析,总结出了企业运营中不可不知的五大文档管理问题。

一、图文档管理员归档工作量大


图文档库中的档案类型繁多,每一种档案类型对应的电子档案、纸质档案数量更是庞大。

图档人员若需要手工对这些档案进行逐条录入归档,需要占用大量的工作时间。

二、日常管理无方向的问题


解决线下浏览、借阅、下载申请凌乱,以及日常管理中鉴定销毁、各种数据统计无头绪的问题。


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三、资料集中管理的问题


企业的大量知识,分散保存在个人电脑内,甚至个人的头脑中,公司资料凌乱存放,需要时却找不到, 找到又发现版本不统一,不知道以哪个为准。

四、资料集中共享的问题


技术团队没有积累,不断重复,做“ 发明车轮” 工作,造成企业成本增加,或者机密技术文件,因为传播不善,造成泄密。


市场部门做一份公司宣传册,到处找不到公司历史或者现场活动的图片。

销售部同事撰写标书文件,没有基础可以参照, 从头一字一句的写, 完成后发现体系却不符合要求。

五、资料复用传递的问题


关键员工离职,因为没有详细的知识备份,或者把相关资料带走,公司业务、文档、重要数据,客户资源深受 影响,“ 骨干” 离职后,损失往往难以弥补。

新员工入职,一时间无从下手,不知道阅读学习哪些内容,很难熟悉公司进入状态。


公司跨地域管理, 组织中的各个部门、办事处或子公司在地理上分散,导致信息共享困难,协同办公效率低下,总部已经发布的产品手册,分公司还迟迟没有获取。


工作繁忙,人力资源部门难以组织成段时间培训、建立学习型组织。


长期以来,执行师傅带徒弟的培养方式“ 传帮带”,推广范围小,容易形成帮派,各部门均有专家成员,但业务经验无法公开的共享。


彩虹EDM图纸文档管理系统主要为制造业、设计院、研究所等相关行业研发的一套专业的图文档案管理系统,该系统利用先进的档案管理技术和IT技术实现对设计资料、图文资料、标准规范以及图书期刊的分类、归档(自动和手动)、查询和检索(多种查询检索方式)、借阅归还、统计等管理功能。

提升档案工作效率促进资料共享复用。


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