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公司图纸管理的三大难点

发布时间:2020-04-21 浏览:1

公司图纸管理问题一直是公司困扰。因为图纸管理问题直接影响到厂办、销售以及生产每个环节。不受控图纸不要乱发,受控图纸要管理好。但要怎样才能真正管理到位。下面我们来看一下两大常见的问题及解决办法。

一、图纸数量多管理和传递难度大

传统企业图纸管理方式是找个文控专员专门管理图纸下发给其他部门,然后保管接受单位的签字。如果公司图纸很多,就要分开,一个项目一个跑腿的了,这个工作量就很大了,需要文控做到细心,整齐才能管理好。就比如:公司的文控专员做好图纸的接收,下发,保管,替换等工作。图纸管理是一项细致繁杂的工作,从图纸接收、下发、、修改、转移、归档必须要有签字。

解决:通过彩虹图纸管理软件进行统一规范管理,在图纸导入系统前,可以设置企业原先自定义好的文件编码和模板进行批量导入,以规范文件名称、样式。然后通过权限模块设置查看阅览权限,再直接定位发送至生产车间相关负责人、如何需要打印就授以负责人打印权限就好了(可以设置权限期限,权限到期后将无法对图纸文件进行任何操作),在系统管理图纸其间,无论是图纸属性、新投产、借用,修改等,都会全程进行版本记录,图纸文件流经哪个部门或人员,经过那些操作,操作时间,都一目了然。
图纸管理系统

图纸文档管理系统

二、任务流程监督与签章问题

在图纸较乱的公司,有时会发现,图纸早下发到生产车间,当客户催货时才发现,生产排计划掉项了,在这期间没有得到相应的问题反馈。事后没找到相应的图纸和收发记录,没办法进行对证。确认图纸都是谁下发、谁签字、发给谁也要签字,一定要确认的落实。

解决:通过彩虹图纸管理软件文档工作区可以自定义各种图纸及技木文档的审批及更改流程,发起相关工作流程,确认实施过程、参与人员,以明确各自的责任,工作进行到哪一步都会有信息提醒,还可以设置邮件提醒跟催。领导管人,流程管事可以通过工作流程监控查看到各种状态流程,如当前流程、未到达流程、待启动流程,未完成流程、已完成流程等,可以查看流程的每个过程执行情况。帮助企业提高流程效率。

另外签字签章问题:可以将审核人的手写体或印刷体签名签入文件指定的位置。就不会出现没有对证的问题了。

三、图纸安全问题

图纸在下发到各个部门,比方说,发到销售、售后,可能会出现外泄问题。要怎样处理?一般来说从销售和生产部门外泄的图纸多为零散不全的,如果从技术部门外泄,这就要命了。

解决:老实说,图纸外泄是非常难根治的问题。毕竟现在都有手机,还都是高清的拍照,随手拍一张也就1秒的时间,这个是很难控制的,除非说工作期间产给带带有摄像头的手机或者直接不允许带(这个需要强制,实施难度有点在,就要看公司的决策了)。虽然根治图纸泄露很难,但是可以采取一定措施限制图纸外泄。比如:给销售提供的是简易化的图纸,隐藏掉部分样式数据;图号和名称采用对外专用的编制方法。比如:在排产和采购过程前,在不影响生产实施的情况下,将整组的图纸进行拆分,分交给不同的生产班组或外协厂家等。而在彩虹图纸管理系统中的权限管理模块中,分配好对应权限,包括:控制图纸文档的可见浏览、修改、新增、删除、发布、重发布、归档、变更、导出、打印、版本及授权等权限。权限可单独分配给个人/文件夹文件。图纸文档电子仓数据加压加密,后台数据拷出去无法打开,防止数据泄露。


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