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企业信息化建设基础-企业图纸、关联文档规范管理

发布时间:2020-07-02 作者:二零二五科技

站在项目管理的角度来看,图纸及相关联文档是一个企业的运营知识资产,如果企业各部门的知识资产的管理不规范或者缺少相应管理措施。那么企业各部门会不断遇到到因为管理不到位而产生的问题。比如:图纸文档的查找问题,因为图纸文档多,版本多,眼花缭乱查找时总会花费很长的时间才能找到,又如:版本缺失问题,很多时候无论是图纸还是文档都需要修改更新,特别是生产制造和设计类的企业,版本更新快,在使用和修改的时候,无意间覆盖了某个还在使用的版本,等要用的时,只能拍大腿和重新再做一边工作,在这期间又要耽误不少其他的工作,烦燥了更影响工作的正常进行。

这是一项企业信息化建设中的基础项,图纸文档如果没有统一的管理规范容易造成丢失;图纸文档资源利用更加高效,不必花很长的时间去重新梳理。

做好这项工作可以从以下几点规划入手:

一、企业图纸文档的管理细节

编号与备注:因为现在的的企业图纸文档文件多为电子文件为主使用方便,但是很多人对文件的创建、修改、使用也是比较随意、感性,编号随意:666文档,ABD图纸,修改时没有任何备注,定眼一看,十几份命名差不多的文件,哪个上哪个个,哪个是最新根本已经分不清了。标准化编号+备注这两个细节,是必须认真执行的。还有一个就是图纸和文档的样式也要统一化,因为员工习惯不一,所创建使用的文件样式也不同,交流起来就不是那么的方便了。
图纸版本多编码不规范

图纸版本多编码不规范

二、企业图纸文档的管理措施

搭建企业内部的图纸文档管理服务端,然后给企业部门相关人员创帐号建并授权,员工各自在在自己工作的安装客户端,构建企业内部图纸管理交流平台;

系统管理人员根据企业、部门、项目、产品线的需要在彩虹图纸管理软件中建立对应的文件目录和子目录;企业各部门的岗位用户可在系统内完成图纸或需求文档创建修改,并存储于对应的目录里;

系统管理人员可在线浏览查看最新的图纸文档,如:销售设计、生产报表、CAD图纸等。因为系统可保留文件的版本、修改、借用等所有相关信息,管理员可以查看到和调历史版本文件、了解版本差异、明确责任人。

如果企业要完成多人设计任务,可以在彩虹EDM图纸管理系统中先建立任务文件目录,再给相关的设计人员授予权限,就可以实现多人协同设计编辑同一份图纸文档;,

如果某些设计资料在其他的项目中,可以通过“借用”指令,将文件借用到本项目来,另外想要把一份文件分享给另一个人,可以通过发送文件定位的方式,对方点击收到的定位,可直接到达文件位置,无需上传下载。

如果设计工件是承接的方式进行,可以通过发起工作流,这个流程位置设计完成,再由下个流程位置的负责人继续,同时配以信息提醒执行人完成流程工作。

当然有时候有出差任务,这里可以通过属性映射,同样可以利用系统管理使用图纸文、档资源;管理人员可以通过APP移动端同步管理,发现有什么问题可马上沟通解决。

合理规范的图纸、相联文档,能够减少不必要的重复工作,让工作人员把更多的精力放在当前的工作中,提高团队协同效率;形成统一规范的公司组织过程资产,促进行企业信息化,管理化标准化。

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