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企业电子化的图纸文档如何有效管理?如何进行规范管理?

发布时间:2020-06-30 作者:二零二五科技

现在企业都在加紧企业数据化、无纸化管理的实施步伐,其中电子档图纸文档的管理是首当其冲,虽然很多企业已经将纸质文件转化为电子文件,但存在很多管理上的问题,如:数量多难管理、查找不方便、编码为统一标准等。下面要说的就是企业电子化的图纸文档管理方法和规范。
图纸管理规范

图纸管理规范

首先我们要明确管理图纸文档目的:

第一,保护核心图档安全。

图纸文档记载了企业在行业竞争中的重要内容,如:销售设计、产品图纸、技术图纸等。这些核心图纸文档影响到企业能否在行业竞争中占据有利地位。所以对图纸进行安全规范管理,才能更好的保护企业核心文件。

第二,维护图纸材料完整,防止图纸文档分布零散管理不到位或被失误操作、有心人的拷贝外泄、因素导致图纸文档的损坏、丢失。

第三,提高图纸文档的有效使用率使用。如借鉴参考、快速查询浏览、等。科学有序的管理是高效利用图纸文档的前提。

第四,规范图纸使用流程,如:针对不同岗位,制定并实施对应图纸文档的使用规范,全程详细记录企业重要文件的操作信息,可追溯历史信息、和对应责任人。

明确了图纸管理的大致方向后,我们来看下图纸保管规范的基本内容,内容大致可分为:图纸文档归档存储管理;查询、检查核对管理;转递、共享管理;使用权限管理;版本管理;编号编码管理。

1、图文档归档管理。无论是新建的图档还以前没录入管理系统的图档,都可在系统进行审核,审核通过后都应由相关人员及时进行集中分类,并归档存储到对应位置。

2、审核的大致步骤为:

❶发起审核流程,系统在线通知审核人员进行审核。

❷由相审核负责人在线查看图纸,并对图纸文档的属性、标注内容、结构等进行审批如果不通过填写好原因退回修改。

❸修改完成再次提交审核,确认通过后,审核人员签字签章将由有归档权限的人进行归档到指定位置。

❹归档后的文件如果因特定原因要修改,写明原因发起变更流程,变更完成后再走前3个步骤。

在线查询文件资料:按【名称】、【编码】、【状态】、【创建人】、【修改时间】等基本选项快速查找,或者可通过自定义数据库属性查找值,准确查找到自己需要的图纸。

3、转递与共享管理。在有相关使用权限的条件下,员工A需要传递图档文件给员工B,无需系统直接内部快速传输,通过对图档定位的方式,把定位发给员工B,员工B点击定位直接到达文件所在位置,避免文件在外部上传下载时产生安全隐患。同样的也适用于出差办公,在外地只需接入管理系统即使用。在使用传递时在系统监管中完成,并全程记录操作信息(如:导出、打印等)。另外可将图档借用到不同的业务、项目使用。

系统配合企业制定的使用规范(有权限的人员管理好帐号和设置、严禁私下借给他人,如何违反追究相关责任),完成图档的传递共享。

4、图纸的使用权限管理:

根据单位、部门、岗位、个人需要对文件夹、单个文件进行使用权限细分设置,哪些是可查看、哪些是可修改、哪些能导出等划分得清楚明白,使非权限人员不能越权使用操作。如:图纸借用,有权限人员可直接按借用。而非权限人员在特定需要的情况下,可发起临时权限申请流程,注明、因由、用途,并签字。经审批人批准签章后,由管理人员授予临时权限,临时权限到期时系统自动回收文件权限。

5、图纸的编码与历史版本管理

根据企业图纸文档的使用需求、谁的属性等对图档进行自定义编码唯一编码,规范图档编码,可降低使用错误率,同时编码属性可用于快速查找。系统会保存每一次修改后的图纸文档,并默认为最后修改产生的新版本为当前版本,并更新应用于其他项目的借用件,如果某项目的借用件不想被更新,可断开借用关系就可以了,修改前的版本可在新版本的“历史版本”选项中找到,通过图纸文档版本比较,可非常直观的看到两个版本的差异。

这些便是彩虹EDM企业图纸管理软件对企业电子化的图纸文档管理的规范方案的大致内容。

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