新闻资讯

长久以来，公司图纸文档管理一直是企业管理的困扰，因为图纸文档使用连接了企业各部门间的协同工作，包括设计、生产、采购、外协、销售等各环节。

从图纸设计到各个部门的使用过程可能会遇到一些问题，比方说：

一、图纸控制问题

公司要求受控图纸不能乱发，受控图纸也有专人专管。但没有真正管理到位。

如果所管理的图档数量不大的话，可以找个有耐心且细心的人（因为图纸管理是一项细致繁杂的工作）专门管理公司图纸的管理只管与下发工作，并做好签收记录，收发的图纸需要有相关审批人员盖章确认。

比如：图纸下发，可以制作一张信息登记表，用于记录下发图纸的代号名称、下发各部门和各车间图纸文档数量、图纸属性（新投产还是借用，借用表示车间已有图纸无需再打印）、受控标记、图纸都是谁下发谁签字，接收人签字等。签字记录的保管措施与图纸一样，不是随便记下，过后就扔了（可一式多份，各方留底）。这样图纸流转有详细记录，到底是设计漏发了，还是生产计划漏项。这样我们相看记录，就清楚具体的负责人。要是图纸很多，300-500张甚至更多，那就需要借助相关的图样管理工具（如：彩虹EDM图纸管理软件）才能更好的管理图纸和文档了。

二、图纸到销售、售后或者或其他地方，使用的人多了，可能会出现外泄问题。如何防控？

当一份图纸被多人使用时，即使有接收记录，也不能明确具体是谁外泄的。说实在的，图纸外泄是一个比较难解决的。即使从图纸设计到使用，硬盘都是被专人控制的，U盘都加锁的。但总有打开的时候，现在电子科技越做越好，人手一部拍照手机，只要能看到图纸随手拍一张也就1秒的时间，这个是很难控制的。

但我仍然可以采用一些安全管理措施。降低机密图纸营养素外泄的可能性，比如，发给销售的是处理过的简图。又如，将图纸各部分拆分后再发给生产班组或外协厂家等。同时为了不让其他人随意使用图纸文档，也可以通过彩虹EDM图纸管理系统软件进行自动记录和权限管理。直接把拆分的图纸电子版发布到对应的使用人员的账号上，系统会记录下发布和接收双方的操作动作，发布方可控制接收方对图纸的操作权限，如：只能在某时间段查看，查看多久，同时不能做编辑、复制、导出、转发等其他操作。

三、图纸管理，由谁管理，怎么管好。是由公司指定专人管理，还是由各部门或项目负责人各自分管项目图纸。

如果仅从部门角度出发，部门主管一个人就足够，如果从企业协同办公管理的角度出发，这个就需要把各个部门的图纸文档进行统一分类管理。可以通过专业的图纸文档管理软件完成图档的全生命周期管理（如彩虹EDM图纸管理软件），从图纸的设计负责到审批、下发、借用、查找、回收、归档、……到停用销毁进行全面管理，从最初的下发签字画押到最后的图纸回收系统用户，在权限允许规范内完成图纸文档的查看、分享使用、在线审批流程、快速沟通交流等，系统也会自动记录下所有用户在系统中的操作行为。