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办公图纸文档管理效率难以提升?如何解决?

发布时间:2021-09-09 作者:二零二五科技

如今,随着信息的快速发展,企业的,图纸文档基本上实现电子化,按说电子文件传输、使用都更方便,可管理起来遇到的问题,一点都不比传统图档管理少呢?

如:图档管理轻易的被其人员使用,明明存档了却找不到了等。

究其原因是,图档的管理没能形成图档的闭环管控。为了更好地利用图档,不仅需要图文档归档存储管控,还需要对其使用、共享进行有效的管理,对于重要的图纸文档为了保证其准确性,需要从其他创建开始到编辑修改、审批归档、借用、收发、变更、停用销毁,对图纸进行全生命周期的管理管控并形成相应的记录。这样无论是图纸的查找还是查看,图纸被何人使用修改过,就都非常清晰了。

规范归档管控

那么具体要怎么做呢?为了保障图档不丢失和方便图纸文件的查询,需要将分散的企业办公的图纸文档统一集中划分类别归档存储按层级管理,同时需要制定有逻辑性图档的命名、编码规则,避免图档重名和查找,比如,2021.9份-设计部-A项目C产品总装图,对应的就是:时间+部门+项目+图档具体类型……,图档编码也类似,这样当我们看到图档文件时知道其归属,查找时也更方便。

图档使用权限管控

接下来就是图档的使用管控,防止重要图纸被随意传播、编辑、误删除等,我们可以通过对这些规范存储的图档设置使用权限,权限的设置可以按员工的岗位、职能进行划分,如:设计师甲可以查看、编辑设计部的所有图纸文档,但不能删除。而设计师甲只能查看、编辑A项目的部件图纸,不能拷贝删除等。通过权限的设置让不同的个人的对图纸文件的操作范围,能更好的保障图档的准确性,权限越细,管理越灵活。

那么问题来了,如果设计师甲跟公司闹矛盾,一气之下,把图纸改个乱七八糟怎么办?前面也说编辑权限也是有范围的,归档前的图档设计师可以随意编辑,归档后的图档他就没有编辑权限了,归档后的图纸变更需要走变更流程,经相关负责人同意后再授予变更权限。

那么问题又来了,改了没有归档的图纸也不行啊,其他项目的图纸搞了一个月,被他一搞,一个月的工作就白费了!

这个问题可以通过版本权限进行管理,在甲修改前是一个版本,在甲修改后是另一个版本,我们只需要返回前一个版本就可以;同时如果图纸仍处于未完成的编辑状态,我们可以设置编辑保护,即处于编辑状态的图纸,其他有编辑权限的人也不能进行编辑。

图档的审批、签章

把审批流程搬到线上,让审批人员直接在线完成审批、签章工作,避免因审批人员出差而不能审批或不能签章,线上流程可以有效地缩短工作流程时间。

彩虹EDM图纸管理软件具有很强的非结构化数据管理能力,能很好解决图纸文档存储、图档快速查找、在线审批、使用权限、版本管理、在线流程/流程监控,收发管理、编辑管理、在线沟通和图纸文档安全协作方面遇到的各种问题。

(原创文章不得转载)

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