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信息化浪潮下,广告媒体行业图纸文档管理该如何应变?

发布时间:2019-05-20 浏览:1

移动时代,每个人都可以是内容的生产者和传播者。

广告媒体行业的竞争日渐激烈,“创意”不再是众多企业的“金字招牌”,效率与服务已成为业内企业生存和发展的关键。

广告媒体企业是内容的密集生产者,却常常缺乏规范的制度和高效的手段来管理自身内容。

文件作为企业内容的核心组成部分,极大地影响企业的办公效率和服务。


广告媒体企业文件管理难点



文件缺乏统一管理


对于广告媒体企业来讲,几乎所有的“生产工作”都是通过电脑来完成的。企业内文件数量巨大,但是散落在各个员工的电脑上,缺乏统一管理。

设计图、文案稿、PSD的、BMP的、以前的、现在的……各种类型不同内容的文件混杂在一起,难以有效地进行资源整理和利用。

 同时,分散存储的文件没有统一的安全保护措施。

如果一个员工的电脑遭遇病毒、硬盘损坏等问题,很可能给整个公司的工作带来损失。


响应缓慢且易犯错


行业竞争愈演愈烈,服务质量已成为企业的核心竞争力之一。

外部客户的需求往往急切繁多,企业难以快速响应。

对于创作者来说,修改方案是最普通的事情了,但是如果文件使用不规范、版本杂乱混淆,很容易就采用了错误的设计版本,令客户不满。

并且,企业还被邮箱大附件限制、QQ传输的不稳定等问题所困扰。

如何在企业和客户间搭建一个安全、快速的文件传输平台也是广告媒体企业所面临的问题之一。


 缺乏高效的流程管理


一份方案从创作到定稿,需要内部的层层审批。

但是,企业内各种媒体文件的流程审批周期比较复杂,无法针对文件本身做出批示和意见,从而导致了审批节点重复、流程停滞、时间过长等问题。

企业需要一套高效的文件管理手段来优化内部的文件审批流程,提高工作效率。


 在线预览需求


广告媒体企业内的文件格式具有很高的多样性和特殊性,除了常用的office文件,还包括了TIFF、PSD、BMP、TGA等格式文件。当员工预览查看这些文件时,不得不调用多种专业软件,过程繁琐。

当员工出差在外时,无法查看存储在公司电脑的里的文件,给工作带来不便。

因此,企业必须满足文件在线预览查看、下载等需求,以应对不同的使用环境。


 安全传递需求


文件的分享与协作是决定企业办公效率的关键点之一。企业内媒体文件流转频繁,一份文件有时需要多人的修改与审定。

 但是,企业往往缺少严谨的权限管理,无法对文件的活动状态进行管理和监控。

并且,广告媒体企业的人员流动率较高,离职人员如果带走了公司的客户资料、方案计划等文件,或者对这些文件进行恶意篡改或删除,将会给企业造成不可估量的损失。

因此,必须保障企业文件传递、使用中的安全,保护企业的数字资产。

彩虹EDM图纸文档管理软件支持海量的存储空间,能够帮助企业搭建统一的文件管理平台,集中管理所有文件,进行多重加密与备份,对所有资源进行有效整合利用,同时降低文件的泄密、损坏等风险,保障媒体文件的安全。


通过彩虹EDM图纸文档管理软件,企业可以实现文件的快捷搜索、在线预览、权限管理、流程审批等,对所有的文件资料进行便捷高效的管理。

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