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企业电子档图纸文档的动态管理办法!

发布时间:2020-06-12 作者:二零二五科技

公司图纸文档如何管理?提高企业信息化建设可以有效提高企业的办公效率,提高行业竞争力,企业对于无纸管理的需求是越来越高,现今国无论是国内还是国外针对电子文件的管理研究比居多,主要是用于管理电子文件的形成、传输、存储、归档、利用。但是国内呼声最高的还图纸文档协同办公一体管理,因为现在企业图纸管理大多还是局限于单一存储管理,没有能够实现企业图纸的版本管理、使用权限管理、共享借用管理、变更管理等功能,没有实现企业核心图纸文档的全程管控。

为顺应企业强图纸的管理,国内已经出现了很多开发图纸管理系统的软件公司,从技术上帮助企业我们解决了很多问题,那么企业在选择统软件的问题上,一直在犹豫徘徊,因为对于方面了解甚少,图纸又是企业的重要文件,一时间是比较难抉择。选择图纸管理软件首先要明确要解决哪些问题。如何选择图纸管理软件

如何选择图纸管理软件

企业图纸管理目前面临问题主要在以下几方面:

1、手工式传统管理以致无法形成资源共享;

2多套制重复管理(两至三套)以致图物不一致;

3、工程建设过程中图纸管理无法到位以致图纸归档不准确、不完整;

4蓝图和底图都保管,以致人力、物力、财力浪费。

5在查找图纸的时候,耗费时间长,或找到的图纸版本不准确;

6同一份图纸被不同的人员修改,找不到图纸原件;

7图纸的审核分发的时候不规范,导致图纸流转周期长;

8借用

……

这些一系列问题都是要重点解决的,下面一起来探索一下如何有效地解决这些问题。

第一步:建立企业图纸理平台。

集中企业的图纸文件进行分类管理。在图纸管理系统的管控下完成对图纸的创建、修改、归档、审批、签章、借用、查询等一系列的全生命管理操作,现在主流的操作模式有:C/S架构(安全性更高些)、B/S架构,另外系统通常配备有OA系统。同时还配备有PDM、ERP等各系统接口,实现系统的对接各数据分享。
企业图纸管理系统

彩虹企业图纸管理系统

第二步:图纸数据的追溯

图纸在创建与使用的时候,会因技术的原因或客户要求等外在因素需要对图纸进行变更,很多时候我们还是要使用到历史数据的,系统需要对图纸的有操作进行记录,包括(查看、检出、修改、操作时间、使用人员等信息),同时多个新老图纸版本,在线浏览多格式图纸文档中进行新老图纸版本比较查看差异。以便后续的重复利用。

第三步:图纸的编码与检索

其实我们建立后就需要创建好企业相应的各种图纸模板、编码模板、流程模板,其中编码模板,即通过编码功能对系统内的图纸进行规范化编号,完成图纸文档的独立编码,加上图纸版本比较功能,保障图纸文档版本的准确性,同时可用于图纸文档的快速检索;

快速检索,可以迅速找到需要的图纸文档。按【名称】、【编码】、【状态】、【创建人】、【修改时间】等基本选项快速查找。可通过自定义数据库属性查找值,通过右键菜单【添加条件】添加用户需要搜索的文档属性项,准确查找到自己需要的图纸。

第四步:建立图纸的使用流程。

企业的图纸从设计完成到发放使用,再到图纸回收废止都在图纸管理系统监控下完成,在图纸的使用过程中制定严格的审核流程,经过负责人的审批签字才能进行下一步工作,保障图纸的正确性与完整性。具体流程信息和注意事项可以根据企业的实际情况制定。

第五步:对图纸划分使用权限

图纸的权限管理阶段。企业的图纸文档资料导入到系统后,亦或是在系统创建的图纸文档、文件夹都可设置对应的操作权限,权限要细分到可见、浏览、导出、归档、打印、编辑、删除等等,同样被授予权限的对象可以是企业全员、部门人员和个人。根根据图纸使用的相关性、重要进行设置。按照权限办事,避免图纸被随意修改。特殊情况下非相关人员确实要用图纸文档,可申请某项临时权限,申请通过后可使用图纸。从而保障图纸的使用安全。
图纸权限划分.png

图纸权限划分

总结

纸质图纸的动态管理是每个企业都非常头痛的问题,特别是生产制造和知识设计型的企业。通过彩虹EDM图纸管理系统,不单完成纸质图纸的动态管理,而且做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。

图纸管理的关键是图纸文档集中分类、审核归档管理,控制图纸的更改,企业图纸与实物的调度一致,为技术人员进行技术改造提供了良好的外部环境。为此,我们编制了备件图管理规范,规范了电子图纸的管理流程,

实现电子图纸的有效利用。为企业节省库房面积,确保了图纸归档的准确率、完整率、归档率。确保研究成果的延续性和有效性。企业管理模式的优化、电子文件的优化管理、图纸的动态管理等提供了生动的实践案例和研究素材。

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