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还在为企业的图纸文档管理而苦恼,赶快行动起来!

发布时间:2020-06-10 作者:二零二五科技

现在企业管理中,图文档管理是必须做好的工作,因为太多的企业一直因为公司的图纸文档管理不到位而造成重要资料丢失而烦恼。和其他的管理问题。图纸管理问题

图纸文档管理问题

情况1:员工离职,文件找不到(可能被销毁、带走重要文件亦或是放在该员工离职前使用的电脑中的某个角落),如果是核心文件可能会影响公司的发展,不是核心文件也会影响后续员工的办公效率。

情况2:但是因资料在个人手中,个人的操作行为很难被及时制止,所以这样的问题一直困扰着我。

情况3:找图纸文档的时候,完全不知道这个文件在谁的手中,是不是要找的版本。

情况4:企业虽然有专人整理,但是要查找起来也是相当不便,有时候需要花上一两个钟才找到想要的文件。

情况5:被借用出去的文件,转一圈回来发现有的数据或结构被改动,已经看不出原图的样子。

……

所以企业做好图纸文档的管理,对提高企业的办公效率和企业知识资产的保护都是有很大的作用的。但是企业的各部门的所有文件总数是何其庞大,要怎么才能可以轻松的管理企业的图纸文档呢?

可以利用彩虹文档管理软件,各部门的资料要用到的资料导入到企业的系统服务器上,以树型结构进行进行集中分类编码管理,通过彩虹的客户端,系统管理员对文件、员工进行一键权限分配,有权限的员工可以看到这些文档,正常情况下,他们只有阅读权,并无拷贝、编辑、打印、另存、截图等权限。

而被授予相关权限的员工,在对图纸文档进行操作时(如:浏览、拷贝、打印等操作)都有相关的数据记录,可清楚的了解到图纸文档的使用情况,并保障了图纸文档的安全性。如果属于保密的文件,便可以将权限设置为仅为自己所见,而对于部门内部或者部门之间交流的资料,就可以有针对性的对其设置相应的权限。避免了传统图纸文档外部拷贝、传输让企业资料更安全、更保密。

彩虹图纸文档管理系统为企业搭建企业知识库,实现协同沟通,任务流程管理办公,为企业带来高效、便捷的文档管理解决方案。通过专业的图纸文档管理软件规范企业图纸文档资料的管理,实现了企业图纸文档资料的全面电子化。

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