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图纸文档规范管理之电子化图纸文档的发布回收

发布时间:2021-03-19 作者:二零二五科技

对企业图纸文档的发放、回收及更新进行有效管控,才能确保各部门使用的图纸文件均为有效版本。目前企业图纸文档的收发及更新存在过程繁、难、慢的痛点,比如:线下审核签字,过程周期长;版本难分,普及使用慢;纸质下发,工作强度大;回收缓慢,安全无保障。

解决图纸文档人工管控不便的问题,让图纸文档收发、更新管理、得以标准化,彩虹EDM图纸文档管理系统符合ISO文档管理标准,以强大的功能实现图纸文档从创建、审核、修改、分发到回收全生命周期的电子化管理,让企业图纸文档的使用:有章可循、有人监督、有据可查。

一、彩虹EDM图纸文档收发管理

1、图纸文档发布有章可循:清晰的发布回收记录

和传统纸质签字发放方式不同。拥有彩虹EDM的发布回收权限的管理人员用户,可通过收发管理模块,选择要发布的图纸文档,注明各事项明细,设置指定的部门接收人员和接收人员对发布图纸的时效使用权限(查看、打印等),限制文档使用范围,提高安全性,并设定好回收时间,到期图纸文档自动回收。
图纸文档收发管理

为保障下发图纸文档的准确性,在彩虹EDM管理中的图纸文件,具有名称、编码的唯一性、有效版本呈现性和各版本明确的版本管理信息(所谓有效版本呈现性是指:在文件列表中只呈现众多版本中当前可使用的有效版本)。

有效版本是指,通过各审核人员审核并签字后归档受控状态的图纸版本文件,非归档受控的图纸文件无法进行发布,以保障发布文件的可用性;

小结:通过线上查阅审核和电子签章,很大程度上节约了工作时间。

 2、发布的图纸文档的全线同步更新

已发布的图纸文档因某些原因需要进行修改变更时,因为图纸文档处于归档受控状态,修改人员需要启动“归档图纸文件变更流程”注明变更事由,流程通过后修改人员获得修改权限,修改人员在进行修改前需要通过系统发布相应公告,完成修改后,走相应流程完成图纸文件重新归档受控,受控完成后发布的各部门的图纸文档也同步更新。

小结:已发布图纸文档需要更新,可以先直接线上回收,等修改完成并受控后再重新发布。图纸文档的全线同步更新,避免因版本更新不及时,而影响其他工作。

3、图纸文档使用有迹可寻

在彩虹EDM工艺文档系统内,所有对图纸文档(无论是归档受控还是未归档)的操作(无论是修改还是发布)都有详细的日志记录,如:操作IP、操作账号、执行了什么操作(查看、编辑还是复制导出等)。

小结:责任人明确,保障图纸文档的安全使用。

   4、回收的图纸文档处理

回收的图纸文档在存放一定周期后需要进行价值审查,在经审核流程确认为无使用价值的图纸文档,由最高权限管理员通过彩虹EDM图纸文档管理系统进行删除销毁。

小结:安全清理归档文件,防止他人恶意删除。

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