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图纸文档管理具体有哪些工作?要怎么做?

发布时间:2021-03-24 作者:二零二五科技

简单的说,就是负责企业图纸文件的收发,归档,整理,根据部门规定回收文件。大致过程就是这样,粗略管理简单,精细管理就很不容易了。比如:发文件,同样是根据要求先分类,然后打印成纸质文件,发往不同的单位;而对于外来图档的管理,需要先按照图档的保密等级进行整理,扫描纸质文件变为电子文件,然后录入系统归档,方便公司内部快速流转。

精细管理需要注意以下这些问题:

1,图档要有清晰的目录分类。在图文档管理中涉及大量不同类型的文件,需要将其进行细分,存放于不同的文件夹之内。并形成以便查询。

2,能够反映图文档内容的命名。如:第N代产品装配图,便于查询。

3,要分清不同地图文档版本。对不同时间、不同时期、不同项目的图纸文档的不同版本做好记录和标记。并做好版本更新工作。

4,图文档被使用时要记录。谁什么时候用过图档文件,用于何事,使用时长等进行详细记录。

5,图文档安全备份。对所管理的图文档要进行安全备份,防止因为文件损坏、丢失等意外情况造成文件的长时间或永久缺失。

6,在发文之前,要校验文档。根据公司要求,检查你的格式,排版,还有该填的必要信息是否填完整了,检查文件,该退回的退回,该流转的流转,直到领导审批签字后,通过系统发出文件为止。

7,发出的图档使用完成后,还需要对其进行回收,做好收回查验,登记存放,问题反馈等。

整个过程需要耗费大量的人工。特别是公司工作忙起来的时候,大量图文档的检查,真的很辛苦。同时在整个过程中不能出错,特别是发文时,如果你发错了地方,耽误工作不说,还可能导致机密文件泄露。

我们偶尔也会听到类似这样的报道:

A公司误用了旧版生产设计稿件,发现后生产成品已经过全国各地的经销商流入市场,之后在产品使用中出现了严重的质量问题,造成巨大经济损失和公司形象的损坏。

又如C公司的合同、报价单、方案等因版本管理不到位,错用报价单等造成企业信誉和经济的双重损失!

为了更加安全、高效地管理企业的图纸文档,推荐使用彩虹EDM图纸文档管理软件。专业量级图纸文件管理,支持集中存储管理、用户权限控制以及高级别的数据安全保障。在企业的管控中完成内部图文档的安全使用、共享和工作上的交流协作,实现更高效的办公需求!

对于企业中常见的图文档管理问题,彩虹EDM图纸文件管理软件给予了以下解决方案:企业所有图文档的创建和使用都统一在企业管控中完成。

1、搭建企业专属图文档的中存储+使用平台

把所有图纸文档集中分类存储,打造目录式企业知识库,便于日常检索同时由系统实现下发或各部门图纸文档的同步更新。

2、图纸文档的使用流程管理+电子签章

图纸文档制作完成后的审批、归档、发布回收等工作流程都可直接在线上完成,实时监控流程进度。同时各负责人要在线上图纸文件签字签章。

3、记录图文档的全生命周期

从图纸文档的创建开始到修改、审批、归档、工作流程、借用、发布、回收、销毁的所有操作进行完整的记录,包括操作人、操作时间、用于哪些工作项目等信息,并且避免了出现问题后责任的推诿。

4、历史版本的管理+数据追溯

在系统管控中每一个历史版本都有对应的版本识别号,文件列表只显示有效版本的文件,一份文件的其他所有历史版本都可以在文件的属性栏中找到,按版本号排列,各版本间的差别可通过版本备注或版本对比具体查看。每个版本的创建/修改人/时间也都清楚。从而避免找不到最新的有效版本或以往版本的数据了。

5、图文档的使用限制

对于岗位人员对图纸文档的使用划分权限范围。比如:哪些人可查看、哪些人可编辑、哪些人可拷贝导出等。每一项权限可划分到部门、个人、文件夹、单独文件。

还有在线浏览、模板管理、编码管理、邮件管理、限时通讯、设计软件或其他办公软件的集成等这里就不过多介绍了。关于图纸文档管理具体有哪些工作?要怎么做?就分享到这里。

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