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图文档安全使用之加密管理

发布时间:2021-03-29 作者:二零二五科技

要说在企业办公时,大家最常接触的可能就是各类文件了(有图纸、有文档、有表单等)。在信息技术的影响下,办公无纸化、电子化已经成为主流办公方式,大多的图纸文件都存储在计算机里,给文件管理工作带来一定的便利,但也带来了一些查询、使用安全方面的挑战。比如说:需要限制使用范围的核心图纸文档,当图纸被误删、误传时会给工作和公司带来很大的困扰。

今天,小编就向朋友们介绍一些咱们办公中比较容易上手的文件安全管理办法,主要有:隐藏文件、压缩文件设置密码、更改文件扩展名、使用权限控制,希望可以对大家有所帮助。

一、改变文件扩展名

改变文件扩展名是隐藏重要文件内容的一种好方法。操作也是比较方便的。适用于个人文件管理。

   方法

鼠标右击目标图纸文件,选择重命名,修改文件后缀,这样相应的软件就无法打开该图纸文件了。如果你的文件列表中没有显示文件的扩展名,需要在文件夹界面左上方的目录,在“工具”目录中打开“文件夹选项”,把常规选项的“隐藏已知文件类型的扩展名”的勾选去掉,返回文件列表即可看到文件后缀了。当需要查看该图纸文件时,将扩展名改回原来的就可以。

二、通过文件属性直接隐藏文件夹和文件。(适用于个人文件管理)

方法

选定目标图纸或文档并右击鼠标。在“属性”菜单中的“常规”中找到“隐藏”选项并勾选,然后确定,这时文件会自动隐藏。

如要再次打开此文件,只需在文件夹中“工具”点开“文件夹选项”,然后通过“查看”按钮,找到并勾选“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”选项即可在文件中重新显示。

以上两种是比较适合个人文件加密方式,不用借助其他的软件工具就可完成。下面介绍需要借助其他工具的加密方式,用得较多的是工作小组和企业的图纸文件管理。

三、通过压缩软件压缩文件设置密码

在企业共享网盘中,防止重要文件被无关人员误看,采用的方法通常是“压缩加密”,以此给文件上把“锁”。

方法:

在有压缩软件的电脑(没有的先安装)。鼠标右击需要压缩的文件“压缩文件”,在压缩窗口中点击添加密码,按提示进行操作,完成后点击“立即压缩”,等待压缩完成即可。当要用到该图纸文件时输入密码,文件就会被解压出来。

注:这种方法加密性较强,使用较稳定,麻烦的是每次查看和使用都要解压,过后还要处理解决出的文件,除了操作上麻烦,打开速度也比较慢,特别是图纸文件比较在的时候。

借助图纸文档管理软件进行使用权限的方法

彩虹EDM图纸文档管理软件具有无应用软件在线浏览,集中分类编码,版本管理,流程管理,借用管理等功能。这里主要说的是它权限划分功能,权限可单项划分到个人或单独文件,比较灵活细致。

方法:

根据不同的使用对象设置权限,在权限设置界面进行简单的勾选即可完成权限的划分,包括:可见、浏览、编辑、复制、导出、删除等20多项权限的管控。比如说,员工A有可见权限没有浏览权限,那他就只能看见那里有一份图纸文件,而不能查看里面的内容,通常情况下“可见”和“浏览”是可时给的。在发布图纸文件给其他人时可以通过权限进行控制,同时可设置权限时效。

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