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图纸文件管理协作时安全隐患大、利用率低?如何实现管理系统化、让文件管理更轻松。

发布时间:2021-06-21 作者:二零二五科技

概述:

图纸文件是企业最重要的资产之一。因为没有做好文件管理导致文件沉淀难、管理难、利用率低等问题。企业面对这些庞大的数据,似乎非常无奈。在企业日常的办公过程中,很多的工作流程都会需要使用到文件,不管是一个设计稿,还是PPT,Word文档。

文件获取的问题

员工出差携带图纸文档资料的方式通常是通过笔记本电脑,或者把资料拷贝到移动盘,再就是把资料发送到个人邮箱,需要使用的时候再下载。这些文件获取方式,不仅操作麻烦而且存在资料泄露的风险。员工在外出差临时需要某份未带的文件时,只能让公司同事帮助查找,然后通过电子邮件发送,一顿操作下来花费大量的时间办公效率自然就低。
电脑图纸文件管理

思考:

但如果这些重要的图纸文件能存储在一个安全的空间,而且能实现企业员工间的文件共享和在异地办公也能快速调用,并解决企业员工对于信息互通的问题。或许就能实现企业用户在工作中的文件能快速、安全地获取,保障工作得以快速完成。

因此,越来越多的企业将注意力转移到了图纸文档管理软件上。其中彩虹EDM企业图纸文档管理软件不管是从安全存储、共享、移动办公、协同办公及未来发展等多方面,都能满足图纸文件的管理要求。

高效防护存储

彩虹EDM集中式文件存储管理,让企业能全面管控文件资料的使用,避免因散乱存储和使用不当造成文件的丢失;另一方面,用户对图纸文件的访问、使用等权限通过主管理员进行层层划分。同时,在彩虹EDM中任何人都无法轻易删掉任何一份受控文件,即使在工作区有删掉权限用户把文件删除了,主管理员还可以通过彩虹EDM里的“回收区”找回。另外,即便主管理员连回收区的文件彻底删除了,还可以在备份库中找回(彩虹EMD设置自动定时备份)。

受控的图纸文件被系统的七层数据安全体系保护着,同时实现图纸文件自动上传解密下传加密,非权限途径获取的图纸文件,打开为乱码无法使用(另外还可以与其他安全软件集成使用)。确保数据安全,实现数据价值最大化,提高了企业图纸文件的安全。
图纸文件管理

协同与移动办公

彩虹EDM基于安全存储的同时为企业提供协同办公管理,企业可实现图纸文件分发、信息共享和回收,为企业打造一种基于图纸文档的新建、变更编辑、归档存储、收发共享、销毁等形成了完整的图纸文件生命周期管控。

系统200+格式文件的在线预览,客户不用下载和安装对应软件,就可以通过在线预览的功能完成查看文件;支持准确搜索和在线编辑、实时通讯、线上工作流程等功能。企业用户在办公室或是在家、在外地出差都可以随时通过彩虹EDM完成所需要文件的快速查找、调用办公。例如:图纸审批流程,即使审批人员出差在外也能对图纸进行查看、圈阅、审批和签章。企业用户可以在彩虹EDM实现文件一站式的处理,文件编辑好后可以跨部门分享给其他用户,很大程度的提升了办公效率。

彩虹EDM为各行业、岗位的不同图纸文件的管理与协作提供系统化的管理方案,让管理更轻松。

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