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公司电子项目图纸、文档、函件管理规定

发布时间:2020-08-18 作者:二零二五科技

为了保证公司项目的工程图纸及相关文档资料的完整性、有效性及后续的数据追溯和项目图纸的借鉴参考,需对图纸文件进行系统管理,以实现图纸文档管理的规范性。

第一、明确直接使用图纸的部门工作:

项目工程部

1.负责施工现场的对内对外的图纸文件的收发、记录工作;

2.负责项目相关文档、表单(包括合同款支付审批表、签证单等)在公司内部管理系统的传签流程的监督促进;

3.负责竣工结算资料的整理,不仅是项目图纸文档,还包括涉及经济的工作指令、其它外部协助单位的回复函件等,确认项目所有关联的文件无误、无缺漏。协助项目部处理相关事宜。

4.负责项目过程报废图纸文件的回收管理

设计部

1.在新建项目图纸或导入接收图纸时选择正确的编码模板,随意选择,保障图纸编码的准确性,编码须显示图纸的项目、图纸类别、图号、版本及出图日期。

2.负责自建图纸和外来图纸的的审核确认,并与项目部门对接图纸的发放与修改;
无纸化电子图纸管理

第二、制定相关的图纸文档工作流程

图纸使用流程执行规定

1.项目经理为项目工程图纸文档管理人,兼项目部图纸文档管理系统的管理员,负责日常工程图纸文件管理(包括:图纸文档使用权限的授予、报废文件的删除等)。

2.在工程项目中产生的图纸文件由项项目部统一接收,并发放使用权限到各部相关工作人员。在此期间所有的工程图纸、函件必须经对应责任人的审核确认,并签字签章后才能下发或接收,如接收到的图纸文件没有责任人签章,该图纸文件不允许使用并驳回上一个工作流。

3.项目部对所有外部相关单位应要求其进场后三天内,出具由合同法人单位开出的授权委托书,

授权委托相关人员代表其公司收发相关文档,未经授权不得领取任何来往函件。

4.不止工程图纸文档,公司其他的文档文件,都必须导入图纸文档管理系统或通经过系统创建,进行统一集中分类规范管理,并设置备份更新,做好管理图纸文件的控制和管理。

5.工程图纸文档资料的收发权限只给指定的人员、工程结束时及进行回收,非项目相关人员不开放相应图纸的查看权限,图纸的修改权限只给设计部相关人员。其他人员在特别情况下必须查看图纸并经过批准后,授予临时查看权限。

第三、竣工图编制说明:

1如果整个施工过程没有进行任何的变更,项目完成后由施工部门负责人在原设计施工图上加盖“竣工图”标志章,即作为竣工图。

2如果在施工过种中需要进行较大变更的时,由施工部门负责人上书注明修改原因、修改事项及所需用到材料、申请日期等。经流程确认并审批后方可执行具体事项;

3.图纸修改方面由设计部门按照合国家制图标准着手修改,使用国家规定的法定单位和文字;深度及表达方式就与原设计图相一致。修改后同样要执行线上审批流程,以确认无误继续进行施工

4.项目部负责设计修改变更通知单、数据文件、工程洽商联系单以及隐蔽工程验收或对工程进行的实测实量等形成的有效记录重新整理
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