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如何让图纸文档从杂乱无章到井井有条!

发布时间:2020-09-15 作者:二零二五科技

近些年,中小企业的发展比较迅速,但图纸文档管理存在的问题也是比较突出。图纸文档分散、查找文件浪费了近一半的工作时间;图纸文档版本混淆不清,不时出现用错版本的情况发生;明明记得有那么一份图纸文档,但是怎样都找不到;如何解决大海捞针似的查找、使用安全问题。如何才能最大限度地提高工作效率?

对于这个问题,需要制定严格的管理制度、提高员工对图纸文档的管理意识,加上图纸文档管理工具协同解决,为什么把管理工具放在后面,因为工具是需要人来操作的,再好的管理工具,使用的人不按制度流程执行,也就无法达到所需的管理效果。图纸文档管理系统是辅助工作人员对文件存储、检索,流程的执行、人员的权限等进行管理。

本文将阐述彩虹图纸文档管理系统是如何让图纸文档的管理由杂乱无章变成井井有条。

1. 图纸文档的分类存储

通过图纸文档管理系统将需要管理图纸文档,归置于系统中的指定文件夹中,图纸文档的分类根据部门、项目、文件格式等条件执行,如:设计部、工程部、研发项目、CAD图纸等;对图纸文档进行分类和处理。

2. 图纸智能检索查找

通过图纸文档的名称、关键字、备注、创作人等条件信息,进行快速检索,即可找到想要的文件。另外历史搜索条件可进行收藏,下次直接点击收藏就能找到相应的图纸文档,让查找变更简单。

3. 随时调用

图纸文档统一存储在公司的服务器中,由管理系统管理,各员工登录系系统就可以查看和使用权限范围内的图纸文档,如果服务器是云服务器上,即便出差办公,只要登录系统就能使用文件,图纸文档在系统的保护中安全使用。

4. 图纸版本管理

通过系统对图纸文档的每一次修改提交都会生成新的版本,而产生的保留下来的历史版本,则会统一有序集中在历史版本选项中,在版本列表中显示每个版本的基本信息,以避免出现用错历史版本的情况 发生,同时历史版本可供后续参考和追溯。

5.全生命周期管理

管理系统对系统内的所有操作都会有记录,以日志的方形进行管理,通过记录可以清楚的了解到,哪些图纸文件在什么时间被哪个人使用了,做了哪些操作,是查看、是导出、是编辑、还是拷贝都一目了然清楚可查。从图纸文档被系统开始管理那一刻记录就开始了,直到图纸文档被系统销毁为止。

6.内部即时沟通

工作中经常会遇到问题需要与他人协同沟通,特别是某份图纸存在问题需要沟通时,通过通讯功能将文件定位给对方,并描述问题所在,进行快速有效的通过。

7. 权限安全管理

图纸文档数据是公司核心价值的资产。因此,如果图纸文档数据被人恶意篡改或都误操作被删除,公司就可能会遇到麻烦。再者传统图纸文档管理容易发生数据泄露。图纸管理系统严格划分使用权限,哪些人有查看权限、哪些人有导出,哪些有删除权限,同时回收站可还原被误删的文件。系统对图纸文档进行系统加密,非正常导出的图纸文档将不能再使用。
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