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如何进行文件管理-专业文件管理系统

发布时间:2020-11-13 作者:二零二五科技

企业每天都会接收和产生大量文件、图纸,把不同类别和版本文件能够进行高效的文件管理,可以增加企业办公效率。企业在与海量文件数据打交道中,如何能快速锁定文件位置、进行精确的文件归档和分类等是他们的最大需求。

要做好文件管理,除了要能够更快地找到想要的文件,我们还需要对处于受控状态的图纸文件的使用进行合理的规划。如实现文件的备份&同步、科学命名、合理归类和安全权限管理,从而实现对海量文件的高效管理。

一、 数据同步

许多时候我们会外出办公,或不在公司时需要临时处理一个文件,但内容都存在公司电脑上怎么办?

通过彩虹图纸管理软件管理企业私有云的图纸文件,我们可以在图纸管理软件中直接新建文件夹,将本地文件上传至文件夹中,方便直接对文件进行分类管理。同时,只要有网络就能随时随地地在企业管控的环境中查找、浏览或使用文件。

二、 标准化文件/文件夹名称与编码

名称与编码的不规范是造成图纸管理混乱的直接原因,导致我们在文件的确认查找中花费掉大量的时间。

名称与编码是图纸文件的重要标识,它可以直接反映文件的类型、内容、用途,归属、日期等信息,有一定标准逻辑,如:简单的「日期序列 + 内容关键词」的命名方法。20201113某某项目报价单。不会因为命名是“报价单123”,导致后期无法辨认。

三、文件图纸清晰的版本管理

同时通过彩虹图纸管理软件可以保障文件的名称与编码的唯一性。这里可能大家可能就有疑问了“一份文档因业务需要进行多次修改、考虑到参考追溯的原因不能进行版本覆盖,保存了多个版本,要怎么命名区分”,彩虹图纸管理软件在名称不变的情况下,给各个版本生成版本号,并按版本号依次排列在“历史版本”区管理,越新的图纸版本,版本号越大,然后通过版本备注区分,如:本版本新增某某条例。在软件系统文件列表中只显示正在使用的文件版本(可设置),就不用在众多版本中查找有效版本了。
文件版本管理

四 、关联文件分类

对文件进行命名后,还得要对文件进行分类归档,将同类型或有直接联系的文件集中管理,并形成系统化的结构:做好文件分类体系,把每一个文件放到应有的位置上。

可根据文件在公司具体情况分类,按部门分类、项目、产品等分类,然后再具体划分,如:设计部→某项目图纸/合同文件→总装图纸/某部件图纸。每年项目多的,还可按年份划分,2020年项目总汇→某某项目文件→文件类型→具体文件图纸。分类层级控制在三层内为佳。分类归档可让文件的管理与呈现都有秩序。

五、文件的搜索与定位收藏

文件管理的目的是为了能够灵活地利用文件。在需要用到某文件的时候能快速定位相关文件,不用麻烦的查找,才能有效率的提高办公效率。

多条件快速搜索:彩虹图纸管理软件可通过文件的名称、编码、关键字、备注、作者、状态、格式、图号等条件的单独或组合搜索。

自定义属性搜索:通过自定义搜索条件,进行逻辑搜索,让查找更灵活、便捷。

定位收藏与发送:如果某份文件需要经常使用时,可进行定位收藏,下次用到的时候直接在收藏区打开即可。如果想将文件分享给其相关人员,可通过发送定位给对方,对方查看定位就可到达文件位置。

最后通过彩虹图纸管理软件对软件功能和文件的使用合理的权限管控,在高效利用文件的同时保障文件的使用安全。

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