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从此告别图纸文档管理混乱状况!让图纸文档分类、整理、查找效率翻倍

发布时间:2021-04-06 作者:二零二五科技

办公项目多了、时间长了都会累积下大量杂乱的文件散落在硬盘各处。除非一直刻意保持着整理文件的习惯,而图纸文件只会越来越多,管理就需要用掉大量的工作时间,办公效率自然也会不断下降,麻烦不减反增。图纸文档管理得不清晰,在导致查找费时费力的同时,随着时间一长人们还会很容易遗忘了某些图纸文档的存在,造成企业知识流失和需要重复之前的工作。因此,图档管理不清晰是大多企业都需要面临的痛点。

彩虹EDM图纸文档管理软件正是一款能让图纸文件管理告别混乱的企业图纸文件资料管理/整理/搜索与使用的利器 ,打造企业知识库,帮助企业管理者把堆积的图纸、Office 文档、笔记、PDF、技术资料、表单、其他各式文件整理得井井有条。把原本散布在各工作人员电脑各角落的文件转化成“随手可用”的办公资料。

借助彩虹EDM,你可以给任意文件自定义逻辑文件编号,编号就是文件的身份证明,通过公司自定义的编码器,即可生成唯一编号,而通过编号能快速定位目标文件并呈现在你眼前,告别不断重复翻阅查找的痛苦。让杂乱无章的文件变成易于查找的高效资料库。

编码器内容由公司相关人员确定,符合相关准则,内容可包括部门、主题项目、日期、文件类型等,比如:当要找“某年某时期设计部某项目的总装图”时,编号可以是20210406-sj-XX-ZZT(这个举例用,具体按需求设置),通过查询框搜索文件的编号即可得出准确的结果。

通过自定义相应的识别号来进行区分不同部门、项目的图纸文档,让使用者一眼就能知道文件归属于何处,文件的命名同样也可参照。除了编号与命名,还可通过其他的属性标签对图纸文档进行检索,比如关键词、作者、文件创建/修改时间段、类型、备注、大小、尺寸、重量或其自定的属性条件进行快速检索。一个文件可对应多个属性标签,既灵活又高效,适当地添加标签能使你的文件越用越有价值,不用翻遍所有文件夹,再也不怕找不到文件。这使得你的资料库极具可用性,大幅降低文献资料的查找难度。这样才能做到图纸文档的“随手可用”。

编号的整理目的是:希望在需要用对应图纸文档的时候,可以快速准确地找到相关文件。由编号而得出图纸文件分类可按此来分,你可以归属部门、所属项目、文件类型、时间范围等因素来进行文件分类,以「树形结构」显示你的文件列表。在管理、浏览图纸、文档、其他文件时都会非常直观。如:设计部→某项目→图纸/文档/其他文件;公司项目多时可按时间区分:20201201-20210406→长城贴瓷砖项目/珠峰装电梯项目→具体文件

彩虹EDM可部署在云端服务器,也可部署在公司内部私有网络,不接外网也可实现图纸文件的共享、传输、研讨交流。为了防止图纸文件被随意修改/破坏,系统管理员对文件不同的接触成员设置不同的权限,没有相应权限就不能执行对应操作。

而为了更方便用户对图纸文档的使用,彩虹EDM可实现文件的一键定位分享、借用,定时快速发布回收等。不必担心文件被分享给其他人员,因为无关人员没有执行权限,如果连可见权限都没有,他连文件都看不到,更别说执行操作了。

彩虹EDM非常适合文档资料较多的用户。它能让你灵活高效地依靠“标签”来对文件进行多维度的整理和检索。是一款足以让文件管理/查找效率上一个台阶的超级利器!如果在因企业图纸文档管理效率低,你不妨试试彩虹EDM图纸文档管理软件,让杂乱的文件转化成真正随手即用的知识。

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