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企业图纸文件规范管理之归档管理

发布时间:2021-04-08 作者:二零二五科技

对企业的图纸文件进行规范的归档管理是一项非常重要的工作,可以让图纸文件的相关部门更好地使用图纸、文档以及档案等,从而能够使得各项工作的进行更加的顺利方便。文件归档的需要做一些流程工作,使得这个体制更为完善。

对公司各部门有保存价值的图纸文件进行规范整理以及归档处理。

(一)制定文件管理制度

建立比较完善的文件归档管理工作的管理机制具有非常重要的作用。进行文件管理工作,通常由领导制定管理制度,再由文件管理人员负责进行文件材料的分类整理,使得文件井井有条。

(二)图纸文件的使用管理

对于图纸文件不同阶段的使用进行管理,这样可以使得文件归档工作更加地完善,让文件的价值的发挥得更加极致。当文件是已经实现自身的作用或者运行告一段落的文件,为了后续的高频使用需要对文件进行科学放置。文件能够非常方便地被查找使用。

当图纸文档完成之后,根据文件以后的用途对其进行分类。对于这两种类型的文件,有保存价值的继续保存。

(三)归档定位管理法

把已经通过审核或回收的图纸文件,存储到特定的位置。制定合适盛放文件的盒子,并在盒子上标记上部门名称,图纸文件可按使用时期进行分类存放,比如说3月份和4月份等,然后再把柜子进行分层,之后按照文件类型进行排序存放,并把图纸文件的具体位置记录下来并制作对应的醒目标签,这就是归档定位管理。

(四)制度管理法

建立健全的图纸资料管理制度,比如说进行借阅、使用、归档等文件流转等管理制度要不断地完善,这样能够避免出现文件丢失等问题。

1.跟踪管理法

为了在工作的时候,能够方便快捷地找到文件,就一定要对图纸文件进行科学、规范的管理。要清楚地知道所有图纸文件的动向。这就需要使用专门的记录簿对文件使用的操作进行实时登记。这样可以让工作人员能准确地查找到需要的文件。

进行图纸文件登记要注意:

(1)详细。所有人在借用资料的时候,都统一在记录簿上进行记录,包括:借用人、职位、用途,借用时间、借用人签字等,并办理签字手续。

(2)借用限制。借用的期限要进行控制,不同图纸文件,借用条件也不一样,重要的图纸文件需要向领导进行请示,领导同意才能够借出手续办理。不管借用什么文件都要有借出期限,并定时进行清查核对,如果出现问题时需要进行处理和立刻上报,使得问题被及时地解决。

对企业的图纸文件进行规范的归档管理是一项非常重要的工作,在电子化信息时代,为了能够更好地进行文件的归档工作,使得工作更加顺利方便地开展下去,通过图纸文档管理软件,比如被广泛使用的彩虹EDM图纸文档管理软件,专业规范管理企业图纸文件,对图纸文件进行全生命周期管理,打造企业专属知识管理平台,让管理更简单。

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