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解决图纸文档在查找中98%的困难!

发布时间:2021-04-13 作者:二零二五科技

一说到图纸文档搜索,肯定会有人说了:“图纸文档搜索有什么好讲的,闭着眼睛我都知道接下来要讲的内容了,无非就是归档存放又或者是搜索框嘛”。

确实,这在当前是无法绕开的,但我想在此基础上更进一步,来谈一谈图纸文档搜索的本质,以及如何建立起自己的图纸文档索引系统。

图纸文档索引系统的建立

通常有两种方法:一是按分类查找,二是用工具搜索。

当图纸名称明确时,更适合工具搜索,用工具搜索的优点在于快速、精准定位。

比如我想找《A项目的产品总装图纸》,直接通过工具搜索名称,就能马上找到这份图纸文件了。

而这就需要我们记住图纸文档的名字,在图纸文件数量比较大的时候,这不是一件容易的事。通常我们只能记得最近使用或者经常使用的图纸文档。特别是在没有统一命名标准的时候,不同的工作人员有自己的命名习惯,如果对名称有部分记忆,还可以通过模糊查找进行文件查询,但时间一长,可能连作者都忘记了,要是不知道名字,要查找时就是比较麻烦。

在不能确定图纸文件名称时,按分类查找是更好的选择,按分类查找的优点在于根据文件类别锁定查找区域。

比如我想找的是4月C项目的合同,就需要找到4月份的文件夹,然后找到C项目子文件夹,点开就能找到所需的合同文件了。

它的前提是图纸文件做好相应的归档工作,才能在这一层层的图纸文档夹中找到目标文件,如果没有做归档工作不知道图纸文档存放在哪,查找就变成了一件极为繁琐的事。

上述两种情况可以通过更好的图纸文档命名和分类来规避,因为搜索图纸文档的过程就是对图纸文档命名和分类的复现。所以图纸文档的命名和分类很大程度上决定了图纸文档索引系统的优劣。

很多人觉得图纸文档资源查找难的原因主要有三个:

1、图纸文档存放与命名存在随意性

企业缺少方便的统一存储操作平台,各工作人员因工作繁忙等原因,创建完成的图纸、文档、表单、合同、数据、协议等经常发生的存储于个人电脑端,所以命名和存放就充满随意性,要上传下发时临时查找改名发送,过后其他人需要再次使用时,就需要先再到作者,再由作者在电脑里一顿查找,这样也就拉低了工作效率。而统一存储操作平台可以很大程度地降低这种随意性。

2、图纸文档管理更新不及时

在使用企业共享盘分享文件时,文件作者可能因为忙,而没能及时上传到盘里,当你要用时在盘里却找不到,再找作者时,作者又出差了一时半会儿回不来。好的情况是存放文件的电脑被作者带出差了,需要作者远程传输回来;坏的情况是在文件存放在公司电脑中,但你不知道存放在在哪,而作者也联系不上,然后再由你进行查找,相当耽误工作。

3、图纸文档夹层级深

有的图纸文档属于高频使用文件,太多的图纸文档夹层级也会给图纸文档查找带来麻烦。

在项目不多的情况下,就可以直接把项目文件夹置于根目录列表下,而的项目多的则以时间段进行区分如,2021年春季项目,让图纸文档夹层级尽量控制在三层以内。

另外给图纸文档添加上唯一的身份编号,编号用于图纸识别与查找,这里你可能要说,我连文件名都记不住,这长串编号怎么能记得住,首先文件/文件夹名称和文件编号,都需要具有逻辑性、规范性,这是查找图纸文档重要的一步,如编号可以是:时间+部门/项目+文件内容类型,为了缩短字符,可用缩写字符表示。

可以把分类查找和工具搜索两种方法结合起来。

比如我想在“设计部”文件目录下查找D设计图,在所在分类使用工具搜索D设计图,就可以直接在众多图纸文档夹中把D设计图提取出来,既缩小搜索范围也不必人工查找。

我们在做图纸文档管理时,可划分「工作区、归档区」。

工作中新创建处于未完成状态的项目图纸文档,比如「C1- 产品装配图」这个图纸文档夹放在工作区。

归档区是已归档的图纸文档,是图纸文档受控中重要一步,归档区的图纸文档加盖受控章。

在彩虹EDM图纸文档管理软件系统中工作区和归档区有相同文件夹「文档、图片、音乐、视频」等,在工作区创建的图纸文件执行归档操作后,文件自动从工作区迁移到归档区对应文件夹。

在彩虹EDM图纸文档管理软件系统中除了可以通过上述的分类查找、工具查找外,还可以把常用的图纸文档添加到收藏区,下次再用时,不用再翻文件夹、不用再搜索即可直接使用。同时可在系统内部对大型图纸文件进行限时定位分享,不必再上传下载等缓慢传输了。

补充:彩虹EMD图纸文档软件搜索功能,可根据图纸文档的名称、编号、作者、创建/修改时间、大小、文件类别等进行精准或模糊搜索,用户还可以自定义搜索条件。搜索结果文件无论是日常办公文件、还是2D/3D图纸都能直接在软件内查看。

彩虹EDM图纸文档管理软件不单单是能存储和查找文件。同时可对图纸文件进行全生命周期管理的统一存储协同操作平台。创建、自动分类、自动生成编号、编辑修改、权限控制、借用管理、版本管理、销毁,即时通讯、数据追溯等都可在系统内完成。不但完成图纸文档搜索,同时实现图纸文档高效协同管理

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