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彩虹EDM:企业使用彩虹EDM管理文件的好处

发布时间:2021-04-30 作者:二零二五科技

企业每天需要对大量电子图纸文件进行创建、修改、接收、整理、利用,电子图档的规范管理提高办公效率,这需要用到电子图纸文档管理系统,今天要说的是被广大的企业所熟知并使用的彩虹EDM图纸文档管理系统,彩虹EDM能提供高效便捷的图档管理方式。

大多数企业在电子化办公发展过程中经常会碰到以下几个棘手的问题:

1、 公司发展快,各种图纸、文档等信息资料更新速度快,需要快速流通;

2、使用传统的方式分享重要的技术文档时,存在较大的安全隐患;

3、人员流动性强,离职交接频繁,交接不清找不到文件;

4、应用户不同的要求和文件完善,往往需要对图纸文件进行反复修改,造成文件版本不清晰。

企业在快速运营的节奏下,对文档在快速安全、传输速度方面有着很高的要求。通过U盘、QQ、微信或邮件附件等方式进行文件资料的传输时,会伴随着移动设备丢失、电脑病毒入侵或文件整理不及时被无意间删除等情况的发生,容易造成文件丢失、损坏,另外邮箱附件传输速度慢,在急需的情况下可能传送错误的版本,很难做到真正的高效工作。
图纸文件传输

但企业在使用彩虹EDM之后,用户通过用户端进行进入系统,并在系统的管控中完成文件的创建、查看、编辑、借用、沟通交流、发布回收、一键定位分享、权限设置、版本管理、实时存储等文件全生命周期使用操作,大大提高了工作效率。在其规范的管理下,在保证文件的准确性的前提下实现大型图纸文件在系统内部的快速传输。

比如当遇到上述的误删情况时,可通过彩虹EDM管理员的回收站找回文件,不会被普通员工直接彻底删除掉,而一般情况下,修改、删除权限不给到其他的用户的,保护被借用文档的安全。

当员工要调岗或离职进行工作交接时,系统管理员可以回收该员工的账号,然后给到需要交接的新员工,完整的交接资料、系统有明确的有效文件指示和快速文件查询功能,不必担心新员工找不到准确的版本文件。

用户在完成新的图纸制作时,通过工作流程直接完成图纸圈阅批注工作,工作流程有实时消息提醒,保证流程被及时处理。管理员可对流程在线进行监控,当电脑不在身边时,还可通过APP及时了解流程进度。还可以用系统日志查看每一位用户对哪些图纸文件进行了操作。

平常的工作文件交流,可通过系统内部一健分享功能+实时通讯功能完成,无需通过外部传输工具,从而保障文件的使用安全。彩虹EDM在规范图纸文件存储与控制的同时,更方便用户准确快速查找使用图纸文件提高办公效率。

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