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图纸数字化管控能以较低成本提高企业办公效率，节省了很多不必要的时间成本，促进企业的发展。那企业该如何快速实现机械图纸的数字化管控？

首先，管理对象数字化、电子化，使用扫描仪把纸质机械图纸电子化，批量导入管理系统，进行规范存储、使用管控。然后通过系统内部收发功能和分享功能发送电子图纸至各部门各人员用户端，接收方如有打印权限，可通过管理系统与打印机连接输出纸图纸，达到企业内部共享传输的目的。那到底数字化办公能为我们带来什么？

1、统一汇总管理

数字化管控把机械图纸进行统一的集成汇总，搭建企业专属的知识库，把企业的机械图纸和相关文档资料进行严密的储存和使用管理。各部门用户通过系统传递文件，进行技术分享、问题讨论，及时有效地接收到企业发送的相关工作信息。

2、目录管理与查找

企业需要存储图纸文档资料有很多包括：机械图纸、办公文档、销售文件、产品文件、客户资料等大量的数据资料，如果仍仅是通过纸质文件储存方式，大量的文档资料不但难以整理存储，同时对文件的检索与调用工作都会浪费了大量时间。通过系统形成图纸文档目录列表呈现存储，对企业资料达到一目了然的程度，想要查找某份机械图纸时，通过查找功能的准确快速检索，眨眼的工夫就能找到目标文件。

3、审批流程规范管理

企业的机械图纸审批流程，往往是需要不同的管理人员和不同部门的协同，这就需要员工带着图纸跑往各部门去领导签字、盖章。当遇到领导不在公司的时候，工作要等到领导回来才继续展开相关工作，前前后后要浪费掉不少时间，实现机械图纸数字化管控后，相关的各种审批流程在系统内部就能完成，在系统内发起审批流程后，相关的审批人员会按流程顺序收到流程审批提醒，审批人员进行待审批的流程就可以完成图纸的查看、圈阅、审批签章。系统部署在云端时，领导在外出差也能及时完成审批。同时相关的审批流程也可以进行模板化，以后再进行相应的审批工作时，直接调用模板即可，用户不必再设置审批流程的相关事项。也使得工作流程实现规范管理。

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二、搭建企业知识库前需要做哪些准备工作

除了要收集各类机械电子文件做好分类规范外，还需要准备好硬件、软件设备的建设，如企业服务器和管理系统，根据企业自身的使用需求来选择最合适的图纸文档管理系统（如彩虹EDM图纸管理软件），搭建企业专属的机械图纸管控系统。

另外，如何用系统管控图纸，初期员工可能会因为不习惯、对系统的不了解而导致员工的抗拒心理。要让员工了解企业搭建数字化办公的意义与必要性，减少实施的阻碍，当员工体验到系统的便捷性后，员工会自觉地通过系统完成图纸创建、编辑、归档、删除、查找、讨论交流、借用共享、编码设置、权限管理、版本管理等操作使用。企业图纸文档数字化、信息化管控正式展开。