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公司图纸文件乱糟糟?彩虹EDM来解决! 

发布时间:2021-07-12 作者:二零二五科技

怎样才能解决图纸文件乱糟糟的现状,是很多企业与团队都面临的问题。

通过统一的图纸文件管理机制,来完成其全生命周期管理,从图纸文件创建开始到编辑、归档存储、共享、快速查询、权限控制、版本管理、流程审批、容灾备份等,以此解决各类图纸文档存储混乱、使用困难的问题。

造成图纸文档管理混乱的原因大致分为:文件存放零散,文件缺少明确规范,导致查找困难;文件使用限制不高,文件被大多数人使用。

考虑到快速的信息化办公,为了满足企业能更好地管理图纸文件,以及员工间能更好地协同办公,彩虹EDM图纸文档管理软件为企业和团队开启高效图纸文件管理模式!彩虹EDM可灵活管控企业图纸文件。

一、规划企业文件分类的常见模式:

以部门分类:根据企业组织架构来分类文件,按层级进行管理,形成规范存储,同时也能更方便部门成员对图纸文件的查找使用。

文件类别+时间分类:按不同类别的图纸文件来管理,比如会议记录、运营方案、合同文本、通用资料等,再标上时间,按时间段存放。

也可按企业项目、产品、业务服务等进行分类,图纸文件的分类方式可按公司实际情况进行,采用不同的方法来管理各类图纸文件,形成对应目录。

二、权限的细致管控为保障企业文件的访问安全

通过可见、浏览查看、编辑、归档、拷贝、删除、版本、流程、发布回收……20多种权限细致化控制,让工作人员只能接触到工作规范内的图纸文件,并实现员工对各类图纸文件的访问范围及操作管控。
图纸权限管理

三、在线浏览和编辑保护

支持用户无应软件查看2D/3D设计图纸、Word文档、Excel电子表格、PPTX等200+格式文件。同时有权限的设计师可调用本地设计软件编辑图纸并实时保存到系统中,同时为防止多人对同时对同一文件编辑造成混乱,处于“检出编辑”状态的图纸文件,只能由先执行“检出”指令的设计师进行编辑。编辑完成的版本与之前借用到该图纸的版本同步更新。

四、在线工作流程提高办公效率

支持线上工作流程,企业用户可在系统中设置好各个类型的工作流程模板,方便日后一键调用。如:图纸文档审批流程,设计师完成图纸编辑后,调用并启动图纸审批流程,为快速响应工作、各审批人员按流程顺序会先后收到系统的流程执行提醒,审核人员可在流程中查看、圈阅图纸,然后批示签字签章等。同时审批人还可通过手机端随时随地完成审批工作。

五、图纸文件收发与共享

项目图纸文件由负责人通过收发模块统一发布到各部门或指定人员,负责人在发布时可设置各接收人员对文件的操作权限和文件自动回收时间;另外工作人员可将通用文件和个人文件一键分享给其他人。

六、有序的版本管理,避免用错图纸版本

针对图纸版本混乱、版本确认困难的问题。彩虹EDM文件列表中只显示正在使用的最新有效版本,其他历史版本不在文件列表中显示,不用到的历史版本可在有效版本的管理栏中的“历史版本”一栏找到,各历史版本按生成的先后顺序排列,各版本有对应的版本号,各版本皆可浏览查看、复用(特殊情况下权限人员可进行历史版本复用)和进行版本对比。同时显示各版本的修改时间、修改人、修改原因备注等。
彩虹EDM图纸管理软件

七、便捷的查找功能,图纸查找不等待

系统的搜索模块,可根据图纸文件的名称、编码/编号、关键词、文件状态、创建/修改时间、作者、大小等条件进行快速查找,用户可自定搜索条件。

同时可把近期要经常的图纸文件添加到收藏区,下次使用时直接到收藏区使用即可,不必每次都在搜索。

八、详细的日志记录,图纸使用情况一目了然

详细记录系统用户每天对哪些图纸、文档进行了操作(查看、编辑、拷贝、删除等)。每份图纸文件也有详细操作记录(从文件创建时开始记录,直到文件正式停用删除)。

九、图纸文件备份与回收站

管理人员根据公司实际需要设置定时备份时间到指定位置,保证数据安全不丢失;回收站,可恢复被删除的图纸文件(误删除或恶删)。

图纸文件是办公重要的运转载体,解决企业团队内部的图纸文件存储使用问题,才能让办公变得更快捷和轻松!同时也是实现图纸文件高效存储、共享、在线协同的前提条件。
(原创文章不得转载)

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