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浅谈图纸文档管理思路

发布时间:2020-08-25 作者:二零二五科技

无论是重要的工作文件还是项目设计的图纸,随着时间的推移肯定是越来越多的,因为当中包括了各种数据资料、展示所用的报表、记录事项二维、三维的CAD图纸等。况且同一份图文档经过不同的人进行内容更新,也就产生了大量不同的版本。这么多的图文档就算分类了,但没有系统性的管理,在需要某个急需某份图纸或文档的时候也查找也是相当麻烦,如果是没有分类的就更不用说了,重要的图纸文档经过系统规范化的细致管理可以减少很多不必要的麻烦。
图纸文档分类管理

一、分类是图纸文档管理的第一步,根据企业的特点建立管理目录,按树形结构分管,如:设计部/某某项目/外部接收文件→二维图纸/三维图纸/工作报告/工艺方案/报表合同→具体文件;图纸文档通过内容、部门、用途的不同合理的区别分类,无论是新建还是导入存储都在对应的文件夹中进行操作。

二、然后是文件的属性管理,如:编号设置,通过编号整齐有序的管理,当然编号具有唯一性,如果文件有国家规定的编号样式,可以是固定的格式加上企业特别编号;如果图纸、文档文件是企业内部使用或无需通用的话,可按企业需要进行自定义编号,如:20200825_GY_bg_A3=日期+部门编码+文件类型+员工号。文件属性详细记录创建人、创建时间、修改人、修改时间、版本号等信息,如果图纸文档在不同的日期分类进行编辑修改,保留不同的历史版本在同一位置,并且对应不同的版本号,最后编辑生产的版本设为默认显示版本。
图文档版本管理

三、专门的图纸文档收发管理区,用来管理图纸文档的发布与接收工作,进行文件发布时,设置回收时间,设置接收方的使用权限,如查看、导出、打印等;收到发布文件时及时签收,在有效时间内完成相关工作。

四、图纸文档的借用管理,有借用权限的人可以通过图纸文档管理系统直接借用,没有权限的人需要填写申请,说明用途原由走流程如:

(1)借阅人确认文档编号清单,确定所需借阅文档,使用时长等。

(2)向管理员提出借阅申请。由领导确认签字。

(3)管理授予临时阅读权限,设置好权限时效。

五、最后,图纸文档的归档,设计完成确认通过审核后的图纸、文档要及时归档处理加上归档标记,归档后的文件非常重要情况不能修改,确认要修改后,走变更流程,并确认被借用的借用件是否需要变更,并做对应的调整。

企业图纸文档的管理要做到“来源可查,去向明确,中间易用”。图文档管理工作是项目工作中很不起眼的部分,不过这部分如果不重视起来,不处理好,就会产生重大的隐患。
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