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公司如何才能高效的管理和使用图纸文档?

发布时间:2020-09-01 作者:二零二五科技

一、汇总资料,汇总公司所有资料到公司的系统服务器。

创建更好的图纸文档管理环境,条件允许情况下搭建公司内部图纸文档管理系统,不管是纸质版图纸文档资料还是电子版图纸文档不要过于分散,纸质图纸文档需要集中在一起有序管理。图纸文档越分散,查找、借用等管理就越耗费时间。

将只有纸质版的图纸文档电子化,,并与原有的电子版图纸文档资料一起用图纸管理系统管理起来,让公司逐步实现无纸办公,如图纸文档的发放与回收都通过管理系统完成,如果某些岗位或特殊情况需要纸质图纸文档的,再打印出来使用。通过图纸文档管理系统的版本管理功能,将有用的图纸文档版本清晰关联管理起来,减少图纸版本交错而用错版本的事情发生,与纸质版相比电子版管理起来更加得心应手。
图纸系统管理

图纸系统管理

二、删除重复资料

删除重复图纸文档,为保障图纸文档的安全,防止误操作删除重要的资料,需要先把文件导入管理系统。因为系统有回收与追溯功能。如果将图纸文档导入系统,发现多个相似文件,通过在线比较”清楚查看两个文件、两个版本的差异,完全一样保留一份,已经停用的图纸文档是否还有复用、参考、数据追溯的价值,如果没有可以删除,当然需要用到图纸文档的各部门相关人员的确认。图纸文档越早管理越好,与其后期花费大量时间、人力去整理海量的图纸文档资料,不如一开始就制定好一套方法,控制公司的图纸文件,特别是部门越多、图纸文档产量大的公司,不然后期整理的压力就会很大。

图纸以具体需求分类

如:一个公司,以部门、项目作为划分的标准。根据公司图纸的实际使用情况对文件进行分类。图纸文档管理流程制度,让图纸文档的使用标准仳。再以部门的业务类型进行二级分类,然后把各部门生产出的图纸文档报表归属到不同文件夹中。

建立统一图纸文档命名模板 ,不要随意命名,图纸文档内容与文件命名保持一致,如:某某项目电路图纸,即项目+图纸文档具体使用名称。以避免不同的人都按照自己的名称方式命名同一个文件,有利于对接工作。也便于图纸文档的管理,以免造成文件冗余。
图纸搜索管理

图纸搜索管理

四、图纸文档搜索设置

图纸文档的整理的目的之一是可以快速找到图纸文档资料,可以精准地找到自己想要的。通过图纸管理系统条件搜索。只要输入对应搜索条件,如:名称、编码、尺寸、重量、关键词、备注等就能找到想要的文件。搜索条件可以自定义。

当这些也记不清时还可以通过模糊搜索进行查找。如:文件格式、创建者、创建时间大致在什么时候,找出相关的文件帮助查找。为了不让下次忘记,还可以对文件进行收藏或定位,下次直接通过收藏或定位就能找到想要的图纸文档了。
(本文原创,转载请注明出外)

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