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有哪些高效、直观、多维度的图纸文档管理方法或软件?

发布时间:2020-09-02 作者:二零二五科技

由于各部门电脑内各种设计图纸资料、文档太多,同时一份图纸文件被借用到不同的项目,图纸的属性多样化不好做分类,一直找不到理想的方法或软件?

图纸文档管理基本要求:

文件夹层级不能过于冗长,尽量精简层级,尽可能控制在3级以内,最多不能过5层。

单个文件有多重属性时不必建立多个副本,通过标签或其他方式定义可通过搜索或其他机制快速找到。

文件或文件夹的排列以树形展现形式,由主到细。

在现有的管理基础上自定义图纸文档的工作流。

、图纸文档分类管理

图纸文档文件的属性很难被绝对的划分,它会随着使用项目的不同而改变。

所以系统管理人员在对图纸文档进行分类时,可以按部门+项目的方式进行分类,各部门的图纸文档都集中分类存放在图纸管理系统中。如:一进行系统一眼就能看到某项目的文件夹,就不用到处找项目文件了。因为各部门间的图纸种类数量多,同时需要经常改动,进行系统管理就显得尤为必要了。不然随着时间的推移,需要管理的项目越来越多,图纸不断的增加,就很容易混淆。
图纸文档分类管理

图纸文档分类管理目录

通过上图可以看见,存放在彩虹图纸管理系统里面的的图纸文档,又按部门分类的,也有按照图纸类别来划分的,还的是按项目进行分类的。大小文件夹也是控制在3层以内。

这种由粗到细的有序分类方式可以让找图纸文件的的人能快速找到想要的文件,另外搜索功能与图纸文件定位功能,也是可以快速锁定文件位置,方便日常查找文件的同时,定位功能还可以实现图纸文件内部快速分享。当各部门或各项目的图纸文件的查看使用权限,仅限于参与到其中的人员可用。根据职责任务的不同进行分配。

工作协同管理

另外,图纸放在管理系统中有一个好处,就是你通过彩虹图纸管理系统对一个文件夹里面的图纸文档进行的所有修改,都会以新版本替换历史版本的形式保存在历史版本选项中,手抖误删的图纸文件随时可以追溯,所以,也就不必太过担心因为自己的失误导致图纸文档的缺损。最新的版本默认为前置位置。

这样的话,跟其他工程师协同就方便得多,协同工程师只需登录系统找到文件位置就可以进行编辑,就不会出现用错版本、或找到图纸版本的情况,另外在线浏览、流程监控、版本比较功能可以实时看见修改的进度、工作流程执行到哪一步都是清楚看得见的,减少许多不必要的沟通时间。

三、图纸使用流程发放

要高效使用图纸文档,严格执行工作流程是必要条件之一,就拿图纸审批来说,如果为了省事直接略过了这步是绝对不行,出了问题先不说追责的问题,就返工重新部署也耽误很长时间,这样怎么可能高效。当然这只举例,只是想说它的重要性,所以图纸文件的审批或发放,都必须严格执行公司制定的流程,当然其他的归档、借用、废止等操作也是同样按流程执行。

在执行图纸文档内容前,需要有对应责任人的确认与签章,确保尺寸数据、物料、规格、工艺技术要求等条件准确无误方可执行。

最后补充一点,图纸文档的编码与命名,要与文件的内容与类别关联,不然再怎么集中管理都没有太大的作用,好比如:123.dwg456.doc谁能知道是什么,除非这里123456代表某个具体的项目或其他事物的除外。命名与编码看一眼就知道是什么文件是最好的。如时间+项目+文件类型+流水号=20200902(日期)cs(测试项目)dqCAD(电气CAD图纸)001(一号图纸)。
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